Introduzione
Scrivere un Accordo di Riservatezza per i soci di un’associazione è un compito cruciale che richiede attenzione ai dettagli e una comprensione profonda delle dinamiche associative. Questo documento non solo protegge le informazioni sensibili condivise tra i membri, ma garantisce anche un ambiente di fiducia e collaborazione all’interno dell’organizzazione. In questa guida, vi accompagneremo attraverso i passaggi fondamentali per redigere un accordo efficace, delineando gli elementi essenziali da includere e le migliori pratiche da seguire. Che siate un’associazione culturale, sportiva o professionale, comprendere come strutturare un Accordo di Riservatezza su misura per le vostre esigenze specifiche è fondamentale per salvaguardare il patrimonio informativo e promuovere una relazione duratura e solida tra i soci.
Come scrivere un Accordo riservatezza soci associazione
Scrivere un accordo di riservatezza per i soci di un’associazione richiede attenzione ai dettagli e una comprensione chiara delle esigenze e delle aspettative dell’organizzazione stessa. Un accordo di riservatezza, noto anche come NDA (Non-Disclosure Agreement), è un documento legale che ha lo scopo di proteggere le informazioni confidenziali scambiate tra le parti coinvolte. Nel contesto di un’associazione, questo tipo di accordo può essere particolarmente utile per tutelare informazioni sensibili come dati finanziari, strategie operative, o altre informazioni che, se divulgate, potrebbero danneggiare l’organizzazione.
L’accordo di riservatezza deve iniziare con una sezione introduttiva che definisce le parti coinvolte. Qui, è fondamentale specificare chi sono i soggetti dell’accordo: da una parte l’associazione, rappresentata dai suoi organi decisionali, e dall’altra i soci, che possono essere persone fisiche o giuridiche. È importante chiarire che l’accordo si applica a tutti i soci attuali e, se necessario, a quelli futuri.
Successivamente, l’accordo deve fornire una definizione chiara di cosa costituisce “informazioni riservate”. Questo può includere, ma non limitarsi a, dati finanziari, piani strategici, documenti legali, elenchi di soci, e qualsiasi altra informazione che l’associazione considera sensibile. È utile includere anche esempi concreti per evitare ambiguità. La chiarezza in questa sezione è fondamentale per garantire che tutte le parti comprendano esattamente quali informazioni devono essere protette.
Un altro elemento cruciale è la spiegazione delle obbligazioni delle parti in merito alla riservatezza. Qui, l’accordo dovrebbe delineare chiaramente che i soci si impegnano a non divulgare, utilizzare o permettere l’uso di informazioni riservate per scopi che non siano quelli espressamente autorizzati dall’associazione. È importante includere disposizioni che regolino l’uso delle informazioni anche dopo che un socio ha lasciato l’associazione, per garantire una protezione continua.
L’accordo deve prevedere anche eccezioni specifiche, cioè le circostanze in cui le informazioni riservate possono essere divulgate. Ad esempio, potrebbe essere necessario condividere alcune informazioni con consulenti esterni o autorità legali; tali situazioni devono essere chiaramente delineate per prevenire violazioni non intenzionali.
Inoltre, è fondamentale includere una sezione sulle conseguenze in caso di violazione dell’accordo. Questa parte deve specificare le azioni legali che l’associazione può intraprendere, come richieste di risarcimento danni o altre misure legali. Stabilire delle sanzioni chiare serve sia come deterrente che come strumento di risoluzione nel caso si verifichino effettive violazioni.
Infine, l’accordo dovrebbe prevedere disposizioni generali, come la durata dell’accordo, la legge applicabile e la giurisdizione competente per eventuali controversie. Questi dettagli aiutano a definire il quadro legale entro cui l’accordo opera, fornendo ulteriore chiarezza alle parti coinvolte.
Un accordo di riservatezza ben redatto non solo protegge le informazioni sensibili dell’associazione, ma contribuisce anche a stabilire un rapporto di fiducia tra i soci, promuovendo un ambiente in cui tutti si sentono sicuri di condividere idee e contributi senza il timore che le informazioni possano essere divulgate impropriamente.
Modello Accordo riservatezza soci associazione
Modello Generico di Accordo di Riservatezza tra Soci di Associazione
Tra
L’associazione [Nome Associazione], con sede legale in [Indirizzo Completo], iscritta al Registro delle Associazioni di [Luogo di Iscrizione] al n. [Numero di Iscrizione], rappresentata dal sig. [Nome e Cognome del Rappresentante], in qualità di [Ruolo del Rappresentante] (di seguito denominata "Associazione"),
e
Il socio [Nome Socio], residente in [Indirizzo Completo], codice fiscale [Codice Fiscale] (di seguito denominato "Socio"),
Premesso che:
- Tra le suddette parti esiste un rapporto associativo in base allo statuto dell’Associazione.
- Nell’ambito di tale rapporto, il Socio potrebbe venire a conoscenza di informazioni riservate, di proprietà esclusiva dell’Associazione, che devono essere mantenute segrete come specificato di seguito.
- La tutela delle informazioni riservate è essenziale per la protezione degli interessi dell’Associazione e dei suoi membri.
Tutto ciò premesso, le parti convengono e stipulano quanto segue:
Informazioni Confidenziali
1.1. Con il termine "Informazioni Confidenziali" si intendono tutte le informazioni, documenti, dati e materiali, in qualsiasi forma (scritta, orale, elettronica, visiva, ecc.), che il Socio riceve o apprende in virtù della sua appartenenza all’Associazione e che sono chiaramente identificati come riservati.
1.2. Tali informazioni includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, piani strategici, dati finanziari, elenchi di soci, programmi di attività, metodologie di lavoro, e qualsiasi altra informazione che, se divulgata, potrebbe danneggiare l’Associazione o i suoi interessi.
Obblighi del Socio
2.1. Il Socio si impegna a mantenere la riservatezza delle Informazioni Confidenziali e a utilizzarle esclusivamente per scopi legati alle attività associative, evitando qualsiasi utilizzo non autorizzato.
2.2. Il Socio non dovrà rivelare, trasferire o comunicare in alcun modo le Informazioni Confidenziali a terzi senza il preventivo consenso scritto dell’Associazione.
2.3. Il Socio adotterà tutte le misure necessarie per garantire che le Informazioni Confidenziali siano protette da accessi non autorizzati o divulgazioni non intenzionali.
Durata del Vincolo di Riservatezza
3.1. Il vincolo di riservatezza perdurerà fintanto che le Informazioni Confidenziali non diventino di pubblico dominio, eccetto nei casi in cui tale pubblicità non dipenda da una violazione del presente accordo.
3.2. Alla cessazione del rapporto associativo, il Socio è tenuto a restituire all’Associazione tutti i documenti e materiali contenenti Informazioni Confidenziali.
Clausola Penale (eventuale)
4.1. In caso di violazione del presente accordo, il Socio sarà tenuto a corrispondere all’Associazione una penale pari a Euro [Importo], senza pregiudizio per ulteriori danni che l’Associazione potrà dimostrare di aver subito.
Clausola Compromissoria
5.1. Qualsiasi controversia derivante dal presente accordo sarà risolta mediante arbitrato presso la Camera Arbitrale della Camera di Commercio di [Luogo], secondo le norme del suo regolamento, che le parti dichiarano di conoscere e accettare.
[Luogo], lì [Data]
L’Associazione
_____Il Socio
Esempio Accordo riservatezza soci associazione
ACCORDO DI RISERVATEZZA TRA SOCI DELL’ASSOCIAZIONE
TRA
(se persona giuridica) [Nome Associazione], CF e P.IVA [Codice Fiscale e Partita IVA], con sede legale in [Indirizzo Completo], rappresentata dal signor/dott. [Nome del Rappresentante], domiciliato per la carica in [Indirizzo], cod. fisc. [Codice Fiscale Rappresentante] in qualità di [Carica del Rappresentante, es. Presidente] di [Nome Associazione], (di seguito denominata "Parte Rivelante")
E
(se persona fisica) il signor [Nome Parte Ricevente], CF [Codice Fiscale Parte Ricevente], nato a [Luogo di Nascita Parte Ricevente], il [Data di Nascita Parte Ricevente], residente in [Indirizzo Completo Parte Ricevente] (di seguito denominato "Parte Ricevente")
PREMESSO CHE
- Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale (di seguito “Informazioni Riservate” come definite al successivo art. 3);
- dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
- Parte Ricevente ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di [Motivazione Specifica];
- l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro eventuale brevettabilità;
- a tal fine è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate, come definite all’articolo seguente, di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle attività di [Attività Specifica].
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni acquisite da Parte Ricevente, in particolare [Tipo di Informazioni Riservate, es. “il codice e il know-how”] di proprietà di Parte Rivelante, che non siano di pubblico dominio, a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
3.2. Le Informazioni Riservate potranno essere acquisite in qualsiasi forma (orale, scritta, grafica, dimostrativa, a macchina o con modello d’esempio), senza alcuna limitazione.
3.3. In nessun caso potranno essere considerate Riservate le informazioni che:
a) siano di dominio pubblico alla data della sottoscrizione del presente Accordo o diventino tali in seguito alla suddetta acquisizione per atto o comportamento non vietato a Parte Ricevente;
b) erano conosciute e/o possa essere dimostrato che erano conosciute da Parte Ricevente al momento della trasmissione;
c) siano state trasmesse a Parte Ricevente ed espressamente qualificate come non riservate;
d) siano state sviluppate indipendentemente da Parte Ricevente senza utilizzare le Informazioni Riservate;
e) vengano rivelate a Parte Ricevente da un soggetto diverso da Parte Rivelante, il quale non sia vincolato da un obbligo di segretezza riferibile al presente Accordo, e comunque diventino note a Parte Ricevente per fatto non imputabile alla stessa;
3.4. Le Informazioni Riservate comunicate a Parte Ricevente da società controllate, consulenti, agenti o rappresentanti da Parte Rivelante sono anch’esse soggette alla disciplina del presente Accordo.Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente
4.1. Parte Ricevente si impegna a mantenere assoluta confidenzialità riguardo alle Informazioni Riservate acquisite da Parte Rivelante ed identificate come confidenziali nell’ambito del presente Accordo o eventuali altri documenti successivi.
4.2. In particolare, Parte Ricevente si impegna alle seguenti prescrizioni:
a) considerare strettamente riservate e, pertanto, a non divulgare e/o comunque a non rendere note a soggetti terzi le Informazioni Riservate, intendendosi per soggetti terzi tutti i soggetti diversi da quelli indicati all’art. 3.4;
b) adottare tutte le cautele e le misure di sicurezza necessarie e opportune, secondo i migliori standard professionali, al fine di mantenere riservate le Informazioni, nonché al fine di prevenire accessi non autorizzati, sottrazione e manipolazione delle stesse;
c) osservare rigorosamente la normativa vigente in materia di privacy e di protezione dei dati personali.
4.3. Parte Ricevente non potrà utilizzare, trasferire, riprodurre, copiare anche una qualsiasi parte di tali Informazioni riservate in qualsiasi forma trasmesse, senza lo specifico consenso scritto di Parte Rivelante.
4.4. Parte Ricevente manterrà il diritto a presentare i risultati del/della [Tipo di Ricerca/Lavoro Svolto], sempre nel rispetto degli obblighi di segretezza a cui essa è vincolata.Art. 5 – Proprietà intellettuale
5.1. Le Informazioni Riservate fornite da Parte Rivelante a Parte Ricevente rimangono di proprietà di Parte Rivelante e saranno concesse a Parte Ricevente ai soli scopi indicati al precedente art. 2.
5.2. In nessun caso Parte Ricevente potrà avanzare alcun diritto o pretesa rispetto alle Informazioni Riservate.
5.3. In nessun caso il presente Accordo offre e/o concede a Parte Ricevente alcun diritto o concessione di licenza o di altro diritto di utilizzo di qualsiasi brevetto presente e futuro, marchio di fabbrica, modelli o altri diritti di proprietà intellettuale o industriale rispetto alle Informazioni Riservate.
5.4. Le Parti partecipano in pari quota ai diritti di proprietà intellettuale o industriale sui risultati de/della [Tipo di Ricerca/Lavoro Svolto], (eventuali invenzioni, nuovi modelli, innovazioni di procedimento o di prodotto, know-how tecnico e commerciale), fatti salvi i diritti morali spettanti per legge a Parte Ricevente in qualità di autore ed inventore. oppure in alternativa
5.4. Le Parti si impegnano a disciplinare con separato accordo l’eventuale titolarità dei diritti di proprietà industriale ed intellettuale derivanti dall’attività di ricerca in oggetto.Art. 6- Restituzione di documenti
6.1. Alla scadenza del presente Accordo e/o in caso di risoluzione dello stesso, Parte Ricevente si impegna a riconsegnare a Parte Rivelante gli originali e tutte le copie dei documenti, su qualunque supporto creati, che contengano o che si riferiscano alle Informazioni Riservate di cui al presente Accordo.
6.2. Parte Ricevente si impegna altresì a cancellare o distruggere qualsiasi registrazione effettuata su qualunque supporto delle Informazioni Riservate.Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza avrà una durata di [Numero] anni a decorrere dalla data di sottoscrizione.
Art. 8 – Divieto di cessione
8.1. Nessuna parte potrà cedere il presente Accordo o alcuno dei diritti o delle obbligazioni da questo derivanti senza il preventivo assenso scritto dell’altra parte.
Art. 9 – Modifica
9.1. Qualsiasi modifica al presente Accordo dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Questo Accordo è governato dalle leggi italiane.
10.2. Nel caso in cui dovesse insorgere tra le Parti qualunque controversia relativa alla esecuzione e/o interpretazione del presente Accordo, qualora non venisse definita in via amichevole, il foro competente è quello di [Luogo].**FIRME:**
Parte Rivelante: _______________________
Parte Ricevente: _______________________
Data: _______________________
Luogo: _______________________