Introduzione
Nel mondo dinamico e competitivo dei media e delle pubbliche relazioni, la gestione delle informazioni riservate è fondamentale per proteggere gli interessi di tutte le parti coinvolte. Un Accordo di Riservatezza (NDA) specificamente progettato per un ufficio stampa è uno strumento cruciale per garantire che le informazioni sensibili non vengano divulgate senza autorizzazione. Questo documento non solo tutela i segreti commerciali e le strategie aziendali, ma aiuta anche a instaurare un rapporto di fiducia tra l’azienda e i professionisti del settore media.
Questa guida si propone di fornire una panoramica dettagliata su come redigere un Accordo di Riservatezza efficace per un ufficio stampa, esplorando le componenti essenziali, le best practices e i potenziali ostacoli da evitare. Che tu sia un addetto alle pubbliche relazioni, un avvocato aziendale o un imprenditore, questa guida ti offrirà gli strumenti necessari per proteggere le tue informazioni in un contesto mediatico in continua evoluzione.
Come scrivere un Accordo di riservatezza ufficio stampa
Scrivere un Accordo di riservatezza per un ufficio stampa richiede una comprensione approfondita delle esigenze e delle dinamiche sia dell’azienda o del cliente che dell’ufficio stampa stesso. Questo tipo di accordo, noto anche come NDA (Non-Disclosure Agreement), è fondamentale per proteggere le informazioni sensibili che possono essere condivise durante la collaborazione tra le parti. Un’attenzione particolare deve essere posta nel garantire che l’accordo sia chiaro, legalmente valido e adattato alle specifiche necessità delle parti coinvolte.
Innanzitutto, è essenziale definire chiaramente le parti coinvolte nell’accordo. Questo include non solo l’azienda o il cliente che intende proteggere le sue informazioni, ma anche la società o l’individuo che fornisce i servizi di ufficio stampa. È importante identificare correttamente ogni parte con i dettagli pertinenti, come il nome legale completo, gli indirizzi e le informazioni di contatto.
Un altro elemento cruciale dell’accordo è la definizione di cosa costituisce “informazione riservata”. Questo termine deve essere ben delineato per evitare ambiguità che potrebbero portare a interpretazioni errate. In genere, l’informazione riservata può includere dati finanziari, strategie di marketing, piani di prodotto, documenti interni, comunicazioni aziendali e qualsiasi altra informazione non pubblica che potrebbe essere condivisa nel corso della collaborazione. È essenziale specificare che queste informazioni devono essere mantenute riservate e non devono essere divulgate a terzi senza il consenso scritto del proprietario delle informazioni.
L’accordo deve poi affrontare le eccezioni alla riservatezza. Ad esempio, l’informazione che è già di pubblico dominio, che è stata legittimamente ottenuta da una terza parte indipendente, o che è richiesta per legge di essere divulgata, di solito non è coperta dall’obbligo di riservatezza. È importante dettagliare queste eccezioni per evitare fraintendimenti.
Un altro aspetto importante dell’Accordo di riservatezza riguarda la durata dell’obbligo di riservatezza. Questo periodo può variare a seconda delle esigenze delle parti, ma generalmente si estende per diversi anni dopo la fine della collaborazione. Stabilire una durata appropriata è fondamentale per garantire che le informazioni sensibili siano protette per un periodo sufficiente dopo la conclusione del rapporto lavorativo.
L’accordo dovrebbe anche specificare le conseguenze di una violazione dell’obbligo di riservatezza. Le parti devono concordare su quali azioni saranno intraprese in caso di violazione, che potrebbero includere sanzioni finanziarie, azioni legali o altre forme di risarcimento. È essenziale che queste conseguenze siano chiaramente delineate per dissuadere possibili violazioni e per garantire che entrambe le parti comprendano la gravità della situazione.
Infine, è consigliabile includere clausole che regolino la risoluzione delle controversie, come la scelta del foro competente o l’eventuale ricorso a un arbitrato. Queste clausole possono aiutare a prevenire lunghe e costose battaglie legali, offrendo un percorso più diretto e meno conflittuale per risolvere eventuali dispute.
In sintesi, la redazione di un Accordo di riservatezza per un ufficio stampa richiede una comprensione dettagliata delle esigenze di riservatezza dell’azienda e una struttura legale chiara e completa. Ogni sezione dell’accordo deve essere attentamente considerata e redatta per garantire che le informazioni sensibili siano protette e che entrambe le parti siano consapevoli dei loro diritti e obblighi.
Modello Accordo di riservatezza ufficio stampa
Modello Generico di Accordo di Riservatezza per Ufficio Stampa
TRA
La società [Nome della Società Concedente], con sede legale in [Indirizzo della Società Concedente], iscritta al Registro Imprese di [Città] al n. [Numero di iscrizione], P. IVA n. [Numero di Partita IVA], rappresentata dal sig. [Nome del Rappresentante], in qualità di [Qualifica del Rappresentante] della Società (di seguito denominata "Concedente")
E
La società [Nome della Società Ricevente], con sede legale in [Indirizzo della Società Ricevente], iscritta al Registro Imprese di [Città] al n. [Numero di iscrizione], P. IVA n. [Numero di Partita IVA], rappresentata dal sig. [Nome del Rappresentante], in qualità di [Qualifica del Rappresentante] della Società (di seguito denominata "Ricevente").
Premesso che:
- Tra le suddette parti è stato concluso, in data [Data], un accordo avente ad oggetto [Oggetto dell’Accordo] (oppure: …sono in corso trattative per la conclusione di un accordo avente ad oggetto [Oggetto]);
- Tale accordo (oppure le verifiche preliminari in fase precontrattuale necessarie alla conclusione dell’accordo sopra evidenziato) comporta l’acquisizione da parte della Ricevente di informazioni, di cui è proprietaria esclusiva la Concedente, da considerarsi confidenziali e quindi segrete, come meglio specificato di seguito all’art. 1 del presente accordo;
Tutto ciò premesso, che costituisce parte integrante ed inscindibile del presente accordo, le parti convengono e stipulano quanto segue.
Informazioni Confidenziali
1.1 Definizione
Per "informazioni confidenziali" si intendono, ai sensi e per gli effetti dell’art. 98 del D.Lgs. 10 febbraio 2005 n. 30, tutte le informazioni comunicate alla Ricevente o da essa apprese in qualsiasi forma (scritta, verbale, elettronica, diretta visione o altra forma intelligibile) in conseguenza e per effetto dell’accordo di cui in premessa. A titolo esemplificativo, tali informazioni possono includere dettagli su prodotti, processi produttivi, ricerca e sviluppo, mezzi di produzione, organizzazione aziendale, servizi offerti dalla Concedente, informazioni commerciali, politica gestionale della clientela, gestione aziendale e rapporti con terzi.
Obblighi della Ricevente
2.1 Riservatezza e Uso Limitato
La Ricevente si obbliga a:
- Garantire la riservatezza delle informazioni confidenziali.
- Utilizzare le informazioni esclusivamente per lo scopo limitato specificato in premessa.
- Non rivelare, trasferire o comunicare le informazioni a terzi senza il preventivo consenso scritto della Concedente.
- Non riprodurre, copiare o duplicare documenti contenenti informazioni confidenziali senza autorizzazione.
2.2 Misure di Sicurezza
La Ricevente adotta tutte le misure necessarie per garantire la riservatezza delle informazioni nei confronti dei propri dipendenti e collaboratori, e impone obblighi analoghi ai terzi fornitori cui le informazioni siano comunicate.
Durata del Vincolo di Riservatezza
3.1 Durata
Il vincolo di riservatezza durerà fino a quando le informazioni confidenziali non diventino di pubblico dominio nel settore. Qualora alcune informazioni diventino pubbliche, il vincolo rimarrà in vigore per le informazioni non ancora note.
3.2 Restituzione di Documenti
La Ricevente è tenuta, su richiesta scritta della Concedente, a restituire prontamente tutti i documenti connessi al presente accordo.
Clausola Penale Convenzionale (Facoltativa)
In caso di violazione del presente accordo, la Ricevente corrisponderà alla Concedente, a titolo di penale convenzionale, la somma di Euro [Importo], fatti salvi eventuali maggiori danni dimostrabili.
Clausola Compromissoria
Qualsiasi controversia nascente dal presente contratto sarà risolta dalla Camera Arbitrale della Camera di Commercio di [Luogo] mediante arbitrato [Tipo di Arbitrato], con lodo secondo [Regolamento], da [Numero di Arbitri] arbitro/i nominato/i in conformità al Regolamento della stessa Camera Arbitrale, che le parti dichiarano espressamente di conoscere ed accettare.
[Luogo], lì [Data]
____
La Concedente____
La Ricevente
Esempio Accordo di riservatezza ufficio stampa
ACCORDO DI RISERVATEZZA UFFICIO STAMPA
TRA
(se persona giuridica) XYZ Comunicazioni S.r.l., CF e P.IVA 01234567890, con sede legale in Milano, Via Roma 1, rappresentata dal dott. Mario Rossi, domiciliato per la carica in Milano, cod. fisc. RSSMRA70A01H501Y in qualità di Amministratore Delegato di XYZ Comunicazioni S.r.l.,
(se persona fisica) il signor Mario Bianchi, CF BNCMRI70A01H501X, nato a Roma, il 01/01/1970, residente in Via Verdi 10, Roma (nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
(se persona giuridica) ABC Stampa S.r.l., CF e P.IVA 09876543210, con sede legale in Torino, Corso Italia 20, rappresentata dalla dott.ssa Anna Verdi, domiciliata per la carica in Torino, cod. fisc. VRDNNA80A01H501Z in qualità di Presidente di ABC Stampa S.r.l.,
(se persona fisica) la signora Lucia Neri, CF NRCLCU80A01H501X, nata a Napoli, il 01/01/1980, residente in Via Garibaldi 15, Napoli (nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
- Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale (di seguito “Informazioni Riservate” come definite al successivo art. 3);
- dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
- Parte Ricevente ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di gestire e promuovere la comunicazione e l’immagine aziendale;
- l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro eventuale brevettabilità;
- a tal fine è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate, come definite all’articolo seguente, di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle attività di gestione dell’ufficio stampa e delle relazioni pubbliche.
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni acquisite da Parte Ricevente, in particolare i dati strategici e le linee guida di comunicazione di proprietà di Parte Rivelante, che non siano di pubblico dominio, a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
3.2. Le Informazioni Riservate potranno essere acquisite in qualsiasi forma (orale, scritta, grafica, dimostrativa, a macchina o con modello d’esempio), senza alcuna limitazione.
3.3. In nessun caso potranno essere considerate Riservate le informazioni che:
a) siano di dominio pubblico alla data della sottoscrizione del presente Accordo o diventino tali in seguito alla suddetta acquisizione per atto o comportamento non vietato a Parte Ricevente;
b) erano conosciute e/o possa essere dimostrato che erano conosciute da Parte Ricevente al momento della trasmissione;
c) siano state trasmesse a Parte Ricevente ed espressamente qualificate come non riservate;
d) siano state sviluppate indipendentemente da Parte Ricevente senza utilizzare le Informazioni Riservate;
e) vengano rivelate a Parte Ricevente da una soggetto diverso da Parte Rivelante, il quale non sia vincolato da un obbligo di segretezza riferibile al presente Accordo, e comunque diventino note a Parte Ricevente per fatto non imputabile alla stessa;
3.4. Le Informazioni Riservate comunicate a Parte Ricevente da società controllate, consulenti, agenti o rappresentanti da Parte Rivelante sono anch’esse soggette alla disciplina del presente Accordo.Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente
4.1. Parte Ricevente si impegna a mantenere assoluta confidenzialità riguardo alle Informazioni Riservate acquisite da Parte Rivelante ed identificate come confidenziali nell’ambito del presente Accordo o eventuali altri documenti successivi.
4.2. In particolare, Parte Ricevente si impegna alle seguenti prescrizioni:
a) considerare strettamente riservate e, pertanto, a non divulgare e/o comunque a non rendere note a soggetti terzi le Informazioni Riservate, intendendosi per soggetti terzi tutti i soggetti diversi da quelli indicati all’art. 3.4;
b) adottare tutte le cautele e le misure di sicurezza necessarie e opportune, secondo i migliori standard professionali, al fine di mantenere riservate le Informazioni, nonché al fine di prevenire accessi non autorizzati, sottrazione e manipolazione delle stesse;
c) osservare rigorosamente la normativa vigente in materia di privacy e di protezione dei dati personali.
4.3. Parte Ricevente non potrà utilizzare, trasferire, riprodurre, copiare anche una qualsiasi parte di tali Informazioni riservate in qualsiasi forma trasmesse, senza lo specifico consenso scritto di Parte Rivelante.
4.4. Parte Ricevente manterrà il diritto a presentare i risultati del/della attività di comunicazione e gestione dell’ufficio stampa, sempre nel rispetto degli obblighi di segretezza a cui essa è vincolata.Art. 5 – Proprietà intellettuale
5.1. Le Informazioni Riservate fornite da Parte Rivelante a Parte Ricevente rimangono di proprietà di Parte Rivelante e saranno concesse a Parte Ricevente ai soli scopi indicati al precedente art. 2.
5.2. In nessun caso Parte Ricevente potrà avanzare alcun diritto o pretesa rispetto alle Informazioni Riservate.
5.3. In nessun caso il presente Accordo offre e/o concede a Parte Ricevente alcun diritto o concessione di licenza o di altro diritto di utilizzo di qualsiasi brevetto presente e futuro, marchio di fabbrica, modelli o altri diritti di proprietà intellettuale o industriale rispetto alle Informazioni Riservate.
5.4. Le Parti partecipano in pari quota ai diritti di proprietà intellettuale o industriale sui risultati dell’attività di comunicazione e gestione dell’ufficio stampa, fatti salvi i diritti morali spettanti per legge a Parte Ricevente in qualità di autore ed inventore.Art. 6- Restituzione di documenti
6.1. Alla scadenza del presente Accordo e/o in caso di risoluzione dello stesso, Parte Ricevente si impegna a riconsegnare a Parte Rivelante gli originali e tutte le copie dei documenti, su qualunque supporto creati, che contengano o che si riferiscano alle Informazioni Riservate di cui al presente Accordo.
6.2. Parte Ricevente si impegna altresì a cancellare o distruggere qualsiasi registrazione effettuata su qualunque supporto delle Informazioni Riservate.Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza avrà una durata di 3 anni a decorrere dalla data di sottoscrizione.
Art. 8 – Divieto di cessione
8.1. Nessuna parte potrà cedere il presente Accordo o alcuno dei diritti o delle obbligazioni da questo derivanti senza il preventivo assenso scritto dell’altra parte.
Art. 9 – Modifica
9.1. Qualsiasi modifica al presente Accordo dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Questo Accordo è governato dalle leggi italiane.
10.2. Nel caso in cui dovesse insorgere tra le Parti qualunque controversia relativa alla esecuzione e/o interpretazione del presente Accordo, qualora non venisse definita in via amichevole, il foro competente è quello di Milano.—
Questo modello è un esempio di Accordo di Riservatezza adattato per un ufficio stampa. È importante consultare un legale per adattarlo alle specifiche esigenze e normative del caso.