Introduzione
Nel mondo sempre più interconnesso e digitalizzato di oggi, la gestione dei sistemi ICT (Information and Communication Technology) riveste un ruolo cruciale nel garantire l’efficienza operativa e la sicurezza delle informazioni aziendali. Tuttavia, la crescente complessità e la sensibilità dei dati trattati richiedono misure stringenti per proteggere le informazioni riservate. È qui che entra in gioco l’importanza di un Accordo di Riservatezza (NDA – Non-Disclosure Agreement) specificamente progettato per la gestione dei sistemi ICT.
Questa guida si propone di fornire un approccio pratico e dettagliato alla redazione di un Accordo di Riservatezza destinato a proteggere i dati sensibili e le informazioni critiche all’interno del contesto ICT. Attraverso un’analisi approfondita delle componenti essenziali di un NDA efficace, esploreremo le migliori pratiche, le clausole cruciali da includere e gli errori comuni da evitare. Il nostro obiettivo è equipaggiare i professionisti e le organizzazioni con gli strumenti necessari per salvaguardare le informazioni riservate, mantenendo al contempo la conformità legale e la fiducia dei partner commerciali.
Che tu sia un consulente ICT, un responsabile IT o un dirigente aziendale, questa guida ti offrirà le competenze necessarie per redigere accordi di riservatezza solidi e personalizzati, in grado di proteggere i tuoi asset digitali e garantire un ambiente di lavoro sicuro e fidato.
Come scrivere un Accordo riservatezza gestione sistemi ICT
Scrivere un Accordo di Riservatezza per la gestione dei sistemi ICT è un compito che richiede una comprensione approfondita delle esigenze aziendali, delle normative legali e delle pratiche di sicurezza informatica. Questo tipo di accordo, noto anche come NDA (Non-Disclosure Agreement), è fondamentale per proteggere le informazioni sensibili che possono essere condivise tra le parti coinvolte.
Iniziare con una chiara identificazione delle parti è essenziale. L’accordo deve specificare chiaramente chi sono le entità coinvolte: da un lato, l’azienda o l’organizzazione che fornisce l’accesso ai suoi sistemi ICT, e dall’altro, l’individuo o l’entità esterna che riceverà tali informazioni. È importante includere le informazioni legali complete di entrambe le parti, come nomi aziendali, indirizzi, e rappresentanti legali, per evitare ambiguità.
Successivamente, è importante definire con precisione che cosa costituisce “informazione riservata”. Questa sezione dovrebbe coprire tutte le tipologie di dati e informazioni considerate sensibili, come documenti, dati dei clienti, strategie aziendali, codici sorgente software, e qualsiasi altra informazione che l’azienda considera cruciale per la propria operatività e competitività. È utile utilizzare un linguaggio chiaro e inequivocabile per evitare interpretazioni errate. Inoltre, potrebbero essere incluse eccezioni per le informazioni già di dominio pubblico o ottenute legalmente da terze parti senza vincoli di riservatezza.
L’accordo deve anche delineare lo scopo per cui le informazioni riservate possono essere utilizzate. È fondamentale specificare che tali informazioni devono essere utilizzate esclusivamente per l’obiettivo concordato (ad esempio, lo sviluppo di un progetto specifico o la manutenzione di un sistema ICT) e non per fini personali o a vantaggio di terze parti.
Una componente cruciale dell’accordo è la durata della riservatezza. Questa sezione stabilisce per quanto tempo le informazioni devono rimanere riservate. A seconda della natura delle informazioni, questa durata può variare; talvolta, è richiesto che la riservatezza permanga anche dopo la conclusione del rapporto lavorativo o contrattuale. È importante che il termine temporale sia realistico e in linea con le necessità di protezione delle informazioni.
L’accordo dovrebbe includere anche le disposizioni riguardanti la sicurezza delle informazioni. Ciò significa stabilire le misure di sicurezza che la parte ricevente deve adottare per proteggere le informazioni riservate, come l’uso di password sicure, crittografia, e procedure di accesso controllato. Queste misure devono essere conformi alle migliori pratiche di sicurezza informatica per minimizzare il rischio di accesso non autorizzato o perdita di dati.
In caso di violazione dell’accordo, è essenziale avere una sezione che descriva le conseguenze legali e le azioni che l’azienda può intraprendere. Questo può includere penali finanziarie, azioni legali, o altre forme di risarcimento. La chiarezza in questa sezione serve come deterrente contro potenziali violazioni e dimostra l’impegno dell’azienda nella protezione delle proprie informazioni.
Infine, è importante che l’accordo di riservatezza rispetti tutte le normative legali applicabili, sia a livello locale che internazionale, come il GDPR per la protezione dei dati personali nell’Unione Europea. È consigliabile consultare un legale esperto in diritto della tecnologia per garantire che l’accordo sia conforme a tutte le leggi vigenti e che sia valido in tribunale.
In sintesi, un Accordo di Riservatezza ben scritto per la gestione dei sistemi ICT è uno strumento legale potente che aiuta a proteggere le informazioni sensibili di un’azienda. Attraverso una definizione chiara delle parti coinvolte, delle informazioni considerate riservate, dello scopo dell’uso, della durata della riservatezza, delle misure di sicurezza e delle conseguenze in caso di violazione, l’accordo può prevenire l’uso improprio delle informazioni e contribuire a mantenere la fiducia tra le parti coinvolte.
Modello Accordo riservatezza gestione sistemi ICT
Accordo di Riservatezza per la Gestione dei Sistemi ICT
Tra
La società ____ con sede in ____, via ____, iscritta al Registro Imprese di al n. ____, P. IVA n. ____, in persona del sig. ____, in qualità di ____ della Società (di seguito denominata la "Concedente")
e
La società ____ con sede in ____, via ____, iscritta al Registro Imprese di al n. ____, P. IVA n. ____, in persona del sig. ____, in qualità di ____ della Società (di seguito denominata la "Ricevente").
Premesso che:
- Tra le suddette parti è stato concluso in data ____ un accordo avente ad oggetto ____ (oppure: sono in corso trattative per la conclusione di un accordo avente ad oggetto ____);
- Tale accordo, o le verifiche preliminari precontrattuali necessarie alla conclusione dell’accordo sopra evidenziato, comportano l’acquisizione da parte della Ricevente di informazioni, di cui è proprietaria esclusiva la Concedente, da considerarsi confidenziali e quindi segrete, come specificato di seguito all’art. 1 del presente accordo;
Tutto ciò premesso, che costituisce parte integrante ed essenziale del presente accordo, le parti convengono e stipulano quanto segue.
1. Informazioni Confidenziali
1.1. Si definiscono "informazioni confidenziali", ai sensi e per gli effetti dell’art. 98 del D.Lgs. 10 febbraio 2005 n. 30, tutte le informazioni comunicate alla Ricevente o da quest’ultima apprese in qualsiasi forma scritta, verbale, elettronica, mediante visione diretta o qualsiasi altra forma intelligibile, in conseguenza dell’accordo di cui in premessa o delle verifiche preliminari precontrattuali. In particolare, tali informazioni includono, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati relativi a prodotti, procedure produttive, progettazione, ricerca e sviluppo, mezzi di produzione, beni aziendali, organizzazione aziendale, servizi resi, informazioni commerciali, politica gestionale della clientela, gestione aziendale e rapporti con terzi.
2. Obblighi della Ricevente
2.1. La Ricevente si impegna a garantire la riservatezza delle informazioni confidenziali e a utilizzarle esclusivamente per il fine specificato in premessa. È fatto divieto di rivelare, trasferire o comunicare, in qualsiasi forma, le informazioni a terzi, né di riprodurre o duplicare documenti contenenti tali informazioni, salvo previo consenso scritto della Concedente. Gli obblighi riguardano anche dati, informazioni e documenti espressamente qualificati come segreti o riservati dalla Concedente.
2.2. La Ricevente si impegna a garantire la riservatezza delle informazioni adottando misure adeguate nei confronti dei propri dipendenti e collaboratori, anche ai sensi dell’art. 1381 del Codice civile, e a far rispettare obblighi analoghi da parte dei fornitori terzi cui le informazioni siano comunicate per eseguire l’accordo.
3. Durata del Vincolo di Riservatezza
3.1. Il vincolo di riservatezza durerà fino a quando le informazioni confidenziali non divengano di pubblico dominio. Qualora alcuni elementi delle informazioni confidenziali divengano noti, il vincolo persisterà per gli elementi che restano riservati. Tale obbligo può estendersi oltre la cessazione dell’accordo.
3.2. Su richiesta scritta della Concedente, la Ricevente deve restituire tutti i documenti, anche elettronici, connessi al presente accordo.
4. Clausola Penale Convenzionale (eventuale)
In caso di violazione del presente accordo, la Ricevente corrisponderà alla Concedente una penale di Euro ____, salvo eventuali danni ulteriori dimostrabili.
5. Clausola Compromissoria
Qualsiasi controversia derivante dal presente contratto sarà risolta dalla Camera Arbitrale della Camera di Commercio di ____ mediante arbitrato, in conformità al Regolamento della stessa Camera, che le parti dichiarano di conoscere e accettare.
__, lì __
La Concedente
La RiceventeNote: Questo è un modello generico di accordo di riservatezza. È consigliabile consultare un legale per adattarlo alle specifiche esigenze della vostra situazione.
Esempio Accordo riservatezza gestione sistemi ICT
ACCORDO DI RISERVATEZZA PER LA GESTIONE DEI SISTEMI ICT
TRA
(se persona giuridica) Innovative Solutions S.r.l., CF e P.IVA 12345678901, con sede legale in Via Roma 10, Milano, rappresentata dal dott. Mario Rossi, domiciliato per la carica in Via Milano 5, Milano, cod. fisc. RSSMRA70A01F205X in qualità di Amministratore Delegato di Innovative Solutions S.r.l.,
(se persona fisica) il signor Luca Bianchi, CF BNCGLC80A01H501Z, nato a Firenze, il 01/01/1980, residente in Via Firenze 20, Firenze (nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
(se persona giuridica) TechGuard S.p.A., CF e P.IVA 98765432109, con sede legale in Via Torino 15, Roma, rappresentata dal dott. Anna Verdi, domiciliato per la carica in Via Napoli 7, Roma, cod. fisc. VRDANN70B01H501X in qualità di Presidente di TechGuard S.p.A.,
(se persona fisica) il signor Marco Neri, CF NRIMRC90B01H501H, nato a Roma, il 01/02/1990, residente in Via Roma 30, Roma (nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
- Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale (di seguito “Informazioni Riservate” come definite al successivo art. 3);
- dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
- Parte Ricevente ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di migliorare i propri servizi di sicurezza informatica;
- l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro eventuale brevettabilità;
- a tal fine è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate, come definite all’articolo seguente, di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle attività di gestione e sicurezza dei sistemi ICT.
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni acquisite da Parte Ricevente, in particolare il codice sorgente e il know-how di proprietà di Parte Rivelante, che non siano di pubblico dominio, a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
3.2. Le Informazioni Riservate potranno essere acquisite in qualsiasi forma (orale, scritta, grafica, dimostrativa, a macchina o con modello d’esempio), senza alcuna limitazione.
3.3. In nessun caso potranno essere considerate Riservate le informazioni che:
a) siano di dominio pubblico alla data della sottoscrizione del presente Accordo o diventino tali in seguito alla suddetta acquisizione per atto o comportamento non vietato a Parte Ricevente;
b) erano conosciute e/o possa essere dimostrato che erano conosciute da Parte Ricevente al momento della trasmissione;
c) siano state trasmesse a Parte Ricevente ed espressamente qualificate come non riservate;
d) siano state sviluppate indipendentemente da Parte Ricevente senza utilizzare le Informazioni Riservate;
e) vengano rivelate a Parte Ricevente da una soggetto diverso da Parte Rivelante, il quale non sia vincolato da un obbligo di segretezza riferibile al presente Accordo, e comunque diventino note a Parte Ricevente per fatto non imputabile alla stessa;
3.4. Le Informazioni Riservate comunicate a Parte Ricevente da società controllate, consulenti, agenti o rappresentanti da Parte Rivelante sono anch’esse soggette alla disciplina del presente Accordo.Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente
4.1. Parte Ricevente si impegna a mantenere assoluta confidenzialità riguardo alle Informazioni Riservate acquisite da Parte Rivelante ed identificate come confidenziali nell’ambito del presente Accordo o eventuali altri documenti successivi.
4.2. In particolare, Parte Ricevente si impegna alle seguenti prescrizioni:
a) considerare strettamente riservate e, pertanto, a non divulgare e/o comunque a non rendere note a soggetti terzi le Informazioni Riservate, intendendosi per soggetti terzi tutti i soggetti diversi da quelli indicati all’art. 3.4;
b) adottare tutte le cautele e le misure di sicurezza necessarie e opportune, secondo i migliori standard professionali, al fine di mantenere riservate le Informazioni, nonché al fine di prevenire accessi non autorizzati, sottrazione e manipolazione delle stesse;
c) osservare rigorosamente la normativa vigente in materia di privacy e di protezione dei dati personali.
4.3. Parte Ricevente non potrà utilizzare, trasferire, riprodurre, copiare anche una qualsiasi parte di tali Informazioni riservate in qualsiasi forma trasmesse, senza lo specifico consenso scritto di Parte Rivelante.
4.4. Parte Ricevente manterrà il diritto a presentare i risultati del miglioramento dei sistemi ICT, sempre nel rispetto degli obblighi di segretezza a cui essa è vincolata.Art. 5 – Proprietà intellettuale
5.1. Le Informazioni Riservate fornite da Parte Rivelante a Parte Ricevente rimangono di proprietà di Parte Rivelante e saranno concesse a Parte Ricevente ai soli scopi indicati al precedente art. 2.
5.2. In nessun caso Parte Ricevente potrà avanzare alcun diritto o pretesa rispetto alle Informazioni Riservate.
5.3. In nessun caso il presente Accordo offre e/o concede a Parte Ricevente alcun diritto o concessione di licenza o di altro diritto di utilizzo di qualsiasi brevetto presente e futuro, marchio di fabbrica, modelli o altri diritti di proprietà intellettuale o industriale rispetto alle Informazioni Riservate.
5.4. Le Parti si impegnano a disciplinare con separato accordo l’eventuale titolarità dei diritti di proprietà industriale ed intellettuale derivanti dall’attività di miglioramento dei sistemi ICT.Art. 6- Restituzione di documenti
6.1. Alla scadenza del presente Accordo e/o in caso di risoluzione dello stesso, Parte Ricevente si impegna a riconsegnare a Parte Rivelante gli originali e tutte le copie dei documenti, su qualunque supporto creati, che contengano o che si riferiscano alle Informazioni Riservate di cui al presente Accordo.
6.2. Parte Ricevente si impegna altresì a cancellare o distruggere qualsiasi registrazione effettuata su qualunque supporto delle Informazioni Riservate.Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza avrà una durata di 5 anni a decorrere dalla data di sottoscrizione.
Art. 8 – Divieto di cessione
8.1. Nessuna parte potrà cedere il presente Accordo o alcuno dei diritti o delle obbligazioni da questo derivanti senza il preventivo assenso scritto dell’altra parte.
Art. 9 – Modifica
9.1. Qualsiasi modifica al presente Accordo dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Questo Accordo è governato dalle leggi italiane.
10.2. Nel caso in cui dovesse insorgere tra le Parti qualunque controversia relativa alla esecuzione e/o interpretazione del presente Accordo, qualora non venisse definita in via amichevole, il foro competente è quello di Milano.**Firme**
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Parte Rivelante___________________________
Parte Ricevente