Scrivere un Accordo di Riservatezza (NDA) per una riunione è un compito cruciale per proteggere le informazioni sensibili condivise durante gli incontri professionali. Questa guida è stata concepita per assisterti nella creazione di un NDA efficace, garantendo che tutte le parti coinvolte siano consapevoli delle loro responsabilità in merito alla riservatezza delle informazioni discusse.
Un NDA ben redatto definisce chiaramente quali informazioni devono rimanere confidenziali, stabilisce le conseguenze legali in caso di violazione e indica la durata della riservatezza. Inoltre, un NDA può aiutare a instaurare un clima di fiducia tra le parti, incoraggiando uno scambio aperto e produttivo di idee e dati. Che tu sia un imprenditore, un consulente o un manager, comprendere come strutturare correttamente questo tipo di accordo è essenziale per la protezione della tua attività e delle tue risorse intellettuali.
In questa guida, analizzeremo passo dopo passo gli elementi fondamentali di un NDA per riunioni, offrendo suggerimenti pratici e modelli che potrai adattare alle tue esigenze specifiche. Che tu stia cercando di salvaguardare segreti commerciali, dati finanziari o progetti innovativi, questa guida ti fornirà gli strumenti necessari per scrivere un accordo di riservatezza completo e legalmente vincolante.
Come scrivere un Accordo riservatezza riunione
Scrivere un Accordo di Riservatezza, noto anche come NDA (Non-Disclosure Agreement), per una riunione richiede un’attenzione particolare ai dettagli e una comprensione profonda delle esigenze di protezione delle informazioni sensibili che verranno condivise. La struttura di un NDA deve essere chiara, comprensibile e legalmente solida, per assicurare che tutte le parti coinvolte comprendano i loro obblighi e i limiti di ciò che può essere divulgato.
Introduzione e Definizioni
Inizia l’accordo con un’introduzione che identifichi le parti coinvolte. Generalmente, questo include il nome completo delle entità o individui e la loro descrizione legale, come “società a responsabilità limitata” o “persona fisica”. È cruciale definire termini chiave che verranno utilizzati nel documento. Ad esempio, “Informazioni Riservate” dovrebbe essere chiaramente definito per includere tutto ciò che si intende proteggere: dati finanziari, strategie di marketing, segreti commerciali, ecc. Specificare anche cosa non è considerato riservato, come le informazioni di dominio pubblico o già in possesso legittimo della parte ricevente.
Oggetto e Scopo
Proseguendo, bisogna delineare l’oggetto dell’accordo. L’oggetto in questo contesto è la protezione delle informazioni che saranno condivise durante la riunione. Lo scopo dell’accordo, invece, è chiarire perché queste informazioni vengono condivise e qual è l’uso previsto. Ad esempio, le informazioni potrebbero essere condivise per valutare una potenziale collaborazione o per discutere un progetto specifico. È fondamentale che entrambe le parti comprendano il contesto in cui le informazioni verranno utilizzate, in modo da evitare interpretazioni errate o abusi.
Obblighi delle Parti
Un elemento essenziale di un NDA è la descrizione degli obblighi delle parti. La parte ricevente deve impegnarsi a mantenere la riservatezza delle informazioni ricevute e a non divulgarle a terzi senza il consenso scritto della parte divulgante. Si dovrebbe dettagliare anche come le informazioni devono essere protette, specificando ad esempio che devono essere conservate in un luogo sicuro o che devono essere accessibili solo a individui autorizzati. Inoltre, potrebbe essere necessario includere un obbligo di restituzione o distruzione delle informazioni dopo un certo periodo o al termine della collaborazione.
Durata e Clausole di Eccezione
Definire la durata dell’accordo è cruciale. La durata della riservatezza può variare a seconda della natura delle informazioni e dell’industria. Alcuni accordi possono richiedere la riservatezza per un periodo specifico, come cinque anni, mentre altri potrebbero richiedere che le informazioni restino riservate indefinitamente. È altrettanto importante includere clausole di eccezione che permettano la divulgazione delle informazioni in caso di obblighi legali, come ordini del tribunale, o quando le informazioni diventano di dominio pubblico senza colpa della parte ricevente.
Conseguenze della Violazione
Un aspetto fondamentale di un NDA è stabilire le conseguenze in caso di violazione dell’accordo. Questo può includere risarcimenti monetari, ingiunzioni o altre misure legali. È importante sottolineare che le conseguenze devono essere proporzionate e ragionevoli, per essere considerate valide in un contesto legale. Spesso, includere una clausola di arbitrato o mediazione può essere utile per risolvere eventuali dispute in modo più rapido e meno costoso rispetto a procedimenti giudiziari.
Clausole Finali
Infine, l’accordo dovrebbe includere clausole finali che trattano aspetti come la legge applicabile, eventuali modifiche all’accordo, e la possibilità di trasferire i diritti o gli obblighi a terzi. È anche comune includere una clausola che affermi che l’accordo rappresenta l’intero accordo tra le parti in merito alle informazioni riservate, escludendo altre intese o accordi precedenti.
Scrivere un Accordo di Riservatezza per una riunione richiede quindi una combinazione di precisione legale e chiarezza comunicativa, per assicurare che tutte le parti siano protette e consapevoli delle loro responsabilità.
Modello Accordo riservatezza riunione
Ecco un modello migliorato e adattato di un Accordo di Riservatezza per Riunione:
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ACCORDO DI RISERVATEZZA
TRA
La società [Nome della Concedente], con sede legale in [Indirizzo completo], iscritta al Registro Imprese di [Città] al n. [Numero], P. IVA [Numero], rappresentata dal Sig. [Nome e Cognome del rappresentante], in qualità di [Qualifica] della Società (di seguito denominata "Concedente");
E
La società [Nome della Ricevente], con sede legale in [Indirizzo completo], iscritta al Registro Imprese di [Città] al n. [Numero], P. IVA [Numero], rappresentata dal Sig. [Nome e Cognome del rappresentante], in qualità di [Qualifica] della Società (di seguito denominata "Ricevente").
PREMESSO CHE:
- Le Parti hanno stipulato in data [Data] un accordo avente ad oggetto [Oggetto dell’accordo] (oppure: sono in corso trattative per un accordo avente ad oggetto [Oggetto dell’accordo]);
- L’accordo (oppure: le verifiche preliminari necessarie alla conclusione dell’accordo) implica l’accesso da parte della Ricevente a informazioni riservate di proprietà esclusiva della Concedente, come specificato all’art. 1 del presente accordo;
tutto ciò premesso, le Parti convengono e stipulano quanto segue.
Informazioni Confidenziali
1.1 Definizione
Per "informazioni confidenziali" si intendono tutte le informazioni comunicate alla Ricevente o apprese da quest’ultima in qualsiasi forma (scritta, verbale, elettronica, visiva o altra), in relazione all’accordo in premessa. Queste includono, a titolo esemplificativo, informazioni su prodotti, processi produttivi, progettazione, ricerca e sviluppo, organizzazione aziendale, informazioni commerciali e gestionali, e rapporti con terzi.
Obblighi della Ricevente
2.1 Riservatezza e Uso Limitato
La Ricevente si impegna a mantenere la riservatezza delle informazioni confidenziali e a utilizzarle esclusivamente per lo scopo specificato in premessa. È vietata la divulgazione, trasferimento o comunicazione delle informazioni a terzi senza il consenso scritto della Concedente.
2.2 Misure di Sicurezza
La Ricevente adotterà tutte le misure necessarie per garantire la riservatezza delle informazioni, anche nei confronti dei propri dipendenti e collaboratori, e assicurerà che eventuali terzi coinvolti siano vincolati da analoghi obblighi di riservatezza.
Durata del Vincolo di Riservatezza
3.1 Periodo di Validità
Il vincolo di riservatezza rimarrà in vigore finché le informazioni non diventino di pubblico dominio nel settore, indipendentemente dalla cessazione dell’accordo.
3.2 Restituzione dei Documenti
Su richiesta scritta della Concedente, la Ricevente restituirà prontamente tutti i documenti relativi al presente accordo.
Clausola Penale (Eventuale)
In caso di violazione del presente accordo, la Ricevente dovrà corrispondere alla Concedente una penale di Euro [Importo], fatti salvi eventuali maggiori danni dimostrabili.
Clausola Compromissoria
Qualsiasi controversia derivante dal presente accordo sarà risolta dalla Camera Arbitrale della Camera di Commercio di [Città], secondo il suo regolamento, con arbitrato [Modalità], da n. [Numero] arbitro/i designato/i in conformità alle norme della Camera Arbitrale.
[Luogo], lì [Data]
La Concedente
La Ricevente
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Questo modello fornisce una struttura chiara e completa per un Accordo di Riservatezza, adattabile alle specifiche esigenze delle Parti coinvolte.
Esempio Accordo riservatezza riunione
Accordo di Riservatezza Riunione
TRA
(se persona giuridica) XYZ S.p.A., CF e P.IVA 12345678901, con sede legale in Via Roma, 1, 00100 Roma, rappresentata dal dott. Mario Rossi, domiciliato per la carica in Via Milano, 10, 00100 Roma, cod. fisc. RSSMRA80A01H501Z in qualità di Amministratore Delegato di XYZ S.p.A.,
(se persona fisica) il signor Mario Bianchi, CF BNCMRA80A01H501Y, nato a Milano, il 01/01/1980, residente in Via Verdi, 20, 20100 Milano
(nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
(se persona giuridica) ABC S.r.l., CF e P.IVA 09876543210, con sede legale in Via Torino, 2, 00100 Roma, rappresentata dal dott. Giovanni Verdi, domiciliato per la carica in Via Firenze, 15, 00100 Roma, cod. fisc. VRDGNN80A01F205Z in qualità di Presidente di ABC S.r.l.,
(se persona fisica) il signor Luca Neri, CF NRLCU80A01F205X, nato a Napoli, il 02/02/1980, residente in Via Napoli, 30, 80100 Napoli
(nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
– Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale (di seguito “Informazioni Riservate” come definite al successivo art. 3);
– dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
– Parte Ricevente ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di analizzare la fattibilità di una collaborazione strategica;
– l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro eventuale brevettabilità;
– a tal fine è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate, come definite all’articolo seguente, di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle attività di analisi e valutazione per la collaborazione strategica.
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni acquisite da Parte Ricevente, in particolare il know-how tecnologico e commerciale di proprietà di Parte Rivelante, che non siano di pubblico dominio, a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
3.2. Le Informazioni Riservate potranno essere acquisite in qualsiasi forma (orale, scritta, grafica, dimostrativa, a macchina o con modello d’esempio), senza alcuna limitazione.
3.3. In nessun caso potranno essere considerate Riservate le informazioni che:
a) siano di dominio pubblico alla data della sottoscrizione del presente Accordo o diventino tali in seguito alla suddetta acquisizione per atto o comportamento non vietato a Parte Ricevente;
b) erano conosciute e/o possa essere dimostrato che erano conosciute da Parte Ricevente al momento della trasmissione;
c) siano state trasmesse a Parte Ricevente ed espressamente qualificate come non riservate;
d) siano state sviluppate indipendentemente da Parte Ricevente senza utilizzare le Informazioni Riservate;
e) vengano rivelate a Parte Ricevente da una soggetto diverso da Parte Rivelante, il quale non sia vincolato da un obbligo di segretezza riferibile al presente Accordo, e comunque diventino note a Parte Ricevente per fatto non imputabile alla stessa;
3.4. Le Informazioni Riservate comunicate a Parte Ricevente da società controllate, consulenti, agenti o rappresentanti da Parte Rivelante sono anch’esse soggette alla disciplina del presente Accordo.
Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente
4.1. Parte Ricevente si impegna a mantenere assoluta confidenzialità riguardo alle Informazioni Riservate acquisite da Parte Rivelante ed identificate come confidenziali nell’ambito del presente Accordo o eventuali altri documenti successivi.
4.2. In particolare, Parte Ricevente si impegna alle seguenti prescrizioni:
a) considerare strettamente riservate e, pertanto, a non divulgare e/o comunque a non rendere note a soggetti terzi le Informazioni Riservate, intendendosi per soggetti terzi tutti i soggetti diversi da quelli indicati all’art. 3.4;
b) adottare tutte le cautele e le misure di sicurezza necessarie e opportune, secondo i migliori standard professionali, al fine di mantenere riservate le Informazioni, nonché al fine di prevenire accessi non autorizzati, sottrazione e manipolazione delle stesse;
c) osservare rigorosamente la normativa vigente in materia di privacy e di protezione dei dati personali.
4.3. Parte Ricevente non potrà utilizzare, trasferire, riprodurre, copiare anche una qualsiasi parte di tali Informazioni riservate in qualsiasi forma trasmesse, senza lo specifico consenso scritto di Parte Rivelante.
4.4. Parte Ricevente manterrà il diritto a presentare i risultati dell’analisi di fattibilità, sempre nel rispetto degli obblighi di segretezza a cui essa è vincolata.
Art. 5 – Proprietà intellettuale
5.1. Le Informazioni Riservate fornite da Parte Rivelante a Parte Ricevente rimangono di proprietà di Parte Rivelante e saranno concesse a Parte Ricevente ai soli scopi indicati al precedente art. 2.
5.2. In nessun caso Parte Ricevente potrà avanzare alcun diritto o pretesa rispetto alle Informazioni Riservate.
5.3. In nessun caso il presente Accordo offre e/o concede a Parte Ricevente alcun diritto o concessione di licenza o di altro diritto di utilizzo di qualsiasi brevetto presente e futuro, marchio di fabbrica, modelli o altri diritti di proprietà intellettuale o industriale rispetto alle Informazioni Riservate.
5.4. Le Parti partecipano in pari quota ai diritti di proprietà intellettuale o industriale sui risultati dell’analisi di fattibilità, fatti salvi i diritti morali spettanti per legge a Parte Ricevente in qualità di autore ed inventore.
Art. 6- Restituzione di documenti
6.1. Alla scadenza del presente Accordo e/o in caso di risoluzione dello stesso, Parte Ricevente si impegna a riconsegnare a Parte Rivelante gli originali e tutte le copie dei documenti, su qualunque supporto creati, che contengano o che si riferiscano alle Informazioni Riservate di cui al presente Accordo.
6.2. Parte Ricevente si impegna altresì a cancellare o distruggere qualsiasi registrazione effettuata su qualunque supporto delle Informazioni Riservate.
Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza avrà una durata di 3 anni a decorrere dalla data di sottoscrizione.
Art. 8 – Divieto di cessione
8.1. Nessuna parte potrà cedere il presente Accordo o alcuno dei diritti o delle obbligazioni da questo derivanti senza il preventivo assenso scritto dell’altra parte.
Art. 9 – Modifica
9.1. Qualsiasi modifica al presente Accordo dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Questo Accordo è governato dalle leggi italiane.
10.2. Nel caso in cui dovesse insorgere tra le Parti qualunque controversia relativa alla esecuzione e/o interpretazione del presente Accordo, qualora non venisse definita in via amichevole, il foro competente è quello di Roma.