Introduzione all’Accordo di Riservatezza nelle Trattative
Nel mondo sempre più interconnesso e informatizzato di oggi, proteggere le informazioni sensibili è diventato non solo una necessità ma una priorità assoluta per le aziende e gli individui che desiderano mantenere l’unicità e la proprietà intellettuale dei propri progetti, idee o prodotti. Che si tratti di avviare una nuova collaborazione, discutere di un potenziale investimento, o semplicemente condividere dati cruciali con un partner, l’Accordo di Riservatezza (noto anche come Non Disclosure Agreement o NDA) svolge un ruolo fondamentale nelle trattative, assicurando che le parti coinvolte si impegnino a mantenere la confidenzialità delle informazioni condivise.
Questo documento servirà come una guida completa per navigare nelle acque spesso complesse della redazione e dell’implementazione di un Accordo di Riservatezza efficace. Attraverso i capitoli seguenti, ci addentreremo nei dettagli fondamentali di cosa rende un NDA vincolante e rispettato, esplorando gli elementi chiave che devono essere presenti, le trappole comuni da evitare, e le migliori pratiche per garantire che tutte le parti siano adeguatamente protette.
Dal comprendere le necessità di base di un NDA, fino alla negoziazione di termini che soddisfino entrambe le parti, senza trascurare gli aspetti legali e le possibili ripercussioni di una violazione, questa guida si propone di fornire una panoramica esaustiva che equipaggerà i lettori con le conoscenze necessarie per navigare con sicurezza nel processo di trattativa, garantendo al contempo che le informazioni vitali rimangano protette.
Nel percorso che ci accingiamo a intraprendere insieme, scoprirete come personalizzare i vostri accordi in base alla natura specifica delle vostre trattative, come identificare e affrontare le potenziali minacce alla riservatezza delle vostre informazioni e come utilizzare gli NDAs come strumenti potenti per costruire relazioni di trust e collaborazione durable. Benvenuti nel mondo degli Accordi di Riservatezza nelle Trattative: dove la sicurezza delle vostre informazioni inizia con la conoscenza giusta.
Come scrivere un Accordo di riservatezza trattative
In un accordo di riservatezza, preliminare alle trattative o alla conclusione di un contratto, è di primaria importanza delineare in modo chiaro e incontestabile i contorni dell’accordo stesso, al fine di tutelare le informazioni che si intendono mantenere confidenziali.
All’inizio del documento, le parti sono identificate in maniera precisa: si forniscono quindi i dati completi di ogni soggetto coinvolto, compresi la denominazione sociale, la sede legale, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese, la Partita IVA, e il nome del rappresentante legale, oltre alla sua qualifica all’interno della società. Questo step iniziale assicura che l’identità delle parti sia inconfutabile, ponendo le basi per un accordo solido ed efficace.
La sezione “Premesso” serve a contestualizzare l’accordo, fornendo una panoramica sulla natura e sullo stato delle trattative o dell’accordo principale a cui l’accordo di riservatezza si applica. Qui è essenziale specificare se le trattative sono in corso o se un accordo è già stato raggiunto, e dettagliare in maniera esplicita l’oggetto di tali trattative o accordo. Questo serve a chiarire il contesto in cui le informazioni confidenziali saranno scambiate e la ragione per cui è necessaria la riservatezza.
La definizione di “informazioni confidenziali” rappresenta il cuore dell’accordo. Qui, si descrive esaurientemente ciò che entrambe le parti considerano riservato, inclusi, ma non limitandosi a, dettagli su prodotti, procedimenti produttivi, ricerche e sviluppo, organizzazione aziendale, politiche gestionali e commerciali, beni aziendali, e qualsiasi altro dato o informazione che sia di proprietà esclusiva di una delle parti o che comunque sia stato condiviso in un contesto di fiducia. L’estensione di questa sezione è fondamentale per evitare ambiguità e per assicurare una tutela concreta e operativa della confidenzialità.
Segue la parte dedicata agli obblighi della parte ricevente, che impone il rispetto della natura riservata delle informazioni ricevute e ne limita l’uso allo scopo specifico per il quale sono state condivise. Inoltre, vengono vietati la divulgazione a terzi e la duplicazione dei dati, a meno che non venga concesso un esplicito permesso scritto da parte della concedente. È anche sottolineata la responsabilità della ricevente nel garantire la riservatezza delle informazioni all’interno della propria organizzazione e verso terzi coinvolti, estendendo dunque l’obbligo di riservatezza a un ambito più ampio.
La durata del vincolo di riservatezza è un altro elemento cruciale. Questa sezione stabilisce il periodo durante il quale le informazioni dovranno essere trattate come confidenziali, precisando che il vincolo perdura fino alla divulgazione pubblica delle informazioni o fino a quando non perdano la loro natura di segretezza.
Le clausole penali e compromissorie servono da deterrenti contro la violazione dell’accordo e stabiliscono i meccanismi per la risoluzione delle controversie, rispettivamente. Queste clausole rafforzano l’accordo, attribuendo conseguenze concrete in caso di inadempienza e fornendo un percorso per la risoluzione dei conflitti senza necessariamente ricorrere alla giurisdizione ordinaria.
In conclusione, l’accordo si chiude con il luogo e la data della stipula, seguiti dalle firme dei rappresentanti delle parti coinvolte. Questo atto non solo conferma ufficialmente l’ingresso in vigore dell’accordo ma sigilla anche l’impegno delle parti nel rispettare gli obblighi e le restrizioni in esso contenuti, con un senso di formalità e definitività.
Modello Accordo di riservatezza trattative
Modello Generico di Accordo di Riservatezza
Tra
la società [Nome Concedente], con sede in [Indirizzo Sede Concedente], iscritta al Registro Imprese di [Luogo Registro Concedente] al n. [Numero Iscrizione], P. IVA n. [Partita IVA Concedente], in persona del sig./della sig.ra [Nome Rappresentante Concedente], in qualità di [Ruolo Rappresentante Concedente] della Società (di seguito denominata "la Concedente"),
e
la società [Nome Ricevente], con sede in [Indirizzo Sede Ricevente], iscritta al Registro Imprese di [Luogo Registro Ricevente] al n. [Numero Iscrizione], P. IVA n. [Partita IVA Ricevente], in persona del sig./della sig.ra [Nome Rappresentante Ricevente], in qualità di [Ruolo Rappresentante Ricevente] della Società (di seguito denominata "la Ricevente").
Premesso che:
-
tra le suddette parti è stato concluso in data [Data Accordo] un accordo avente ad oggetto [Oggetto dell’Accordo] (oppure: sono in corso trattative per la conclusione di un accordo avente ad oggetto [Oggetto delle Trattative]);
- tale accordo (oppure: le verifiche preliminari in fase precontrattuale necessarie alla conclusione dell’accordo evidenziato) comporta l’acquisizione da parte della Ricevente di informazioni di proprietà esclusiva della Concedente, da considerarsi come confidenziali;
si stipula quanto segue.
1. Informazioni Confidenziali
1.1 Si definiscono come "informazioni confidenziali" tutte quelle informazioni comunicate o apprese, in qualsiasi forma, direttamente o indirettamente, in conseguenza e per effetto dell’accordo (o delle verifiche preliminari), che includono, ma non si limitano a, dati relativi a prodotti, processi, progettazioni, ricerca e sviluppo, organizzazione aziendale e informazioni commerciali.
2. Obblighi della Ricevente
2.1 La Ricevente s’impegna a mantenere la massima riservatezza sulle informazioni confidenziali e ad utilizzarle esclusivamente per gli scopi definiti nell’accordo, evitando di divulgarle, trasferirle o comunicarle a terzi senza il preventivo consenso scritto della Concedente.
2.2 Verranno inoltre adottate tutte le misure necessarie per garantire la riservatezza delle informazioni tra i dipendenti e collaboratori della Ricevente, estendendo tali obblighi anche a terzi fornitori quando la comunicazione sia strettamente necessaria per l’esecuzione dell’accordo.
3. Durata del Vincolo di Riservatezza
3.1 Il vincolo di riservatezza resterà in vigore fino a quando le informazioni confidenziali non diventeranno di pubblico dominio. In caso di divulgazione parziale, il vincolo rimarrà attivo per le informazioni ancora confidenziali.
4. Clausola Penale
In caso di violazione degli obblighi di riservatezza, la Ricevente sarà tenuta al pagamento di una penale convenzionale di [Importo Penale], fermo restando il diritto della Concedente alla richiesta di ulteriori danni.
5. Clausola Compromissoria
Eventuali controversie saranno risolte tramite arbitrato presso la Camera Arbitrale di [Luogo Camera Arbitrale], secondo il [Metodo di Arbitrato] da [Numero Arbitri] arbitro/i, nominati secondo il Regolamento di detta Camera Arbitrale.
Data [____], in [Luogo].
La Concedente
La Ricevente
[Spazio per Firme]
Esempio Accordo di riservatezza trattative
ACCORDO DI RISERVATEZZA
TRA
la società AlphaTech Srl, CF e P.IVA 01234567890, con sede legale in Via Roma 1, Roma, rappresentata dal signor/dott. Marco Rossi, domiciliato per la carica in Via Roma 1, Roma, cod. fisc. RSSMRC70M01H501Z in qualità di Amministratore Delegato di AlphaTech Srl,
(nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
la società BetaSolutions S.p.A., CF e P.IVA 09876543210, con sede legale in Corso Italia 2, Milano, rappresentata dal signor/dott. Luigi Bianchi, domiciliato per la carica in Corso Italia 2, Milano, cod. fisc. BNCGLI80A01F205N in qualità di Presidente di BetaSolutions S.p.A.,
(nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
- Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale relative al nuovo software di gestione energetica ("Informazioni Riservate" come definite al successivo art. 3);
- dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
- Parte Ricevente ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di valutarne l’integrazione nel proprio portfolio prodotti;
- l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro eventuale brevettabilità;
- a tal fine è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate, come definite all’articolo seguente, di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle attività di valutazione tecnica e commerciale.
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni relative al codice e al know-how del nuovo software di gestione energetica di proprietà di Parte Rivelante, che non siano di pubblico dominio, a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
3.2. Le Informazioni Riservate potranno essere acquisite in qualsiasi forma (orale, scritta, grafica, dimostrativa, a macchina o con modello d’esempio), senza alcuna limitazione.
Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente
4.1. Parte Ricevente si impegna a mantenere assoluta confidenzialità riguardo alle Informazioni Riservate acquisite.
4.2. Parte Ricevente si impegna a:
a) Non divulgare le Informazioni Riservate a terzi;
b) Adottare tutte le misure di sicurezza necessarie per mantenere riservate le Informazioni;
c) Osservare la normativa in materia di privacy e protezione dei dati personali.
Art. 5 – Proprietà intellettuale
5.1. Le Informazioni Riservate fornite rimangono di proprietà di Parte Rivelante.
5.4. Le Parti si impegnano a disciplinare con separato accordo l’eventuale titolarità dei diritti di proprietà intellettuale derivanti dall’attività di valutazione del software.
Art. 6- Restituzione di documenti
6.1. Alla scadenza o risoluzione dell’Accordo, Parte Ricevente si impegna a restituire tutte le informazioni acquisite.
Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza avrà una durata di 5 anni a decorrere dalla data di sottoscrizione.
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Questo Accordo è governato dalle leggi italiane.
10.2. Il foro competente è quello di Roma.
Date e Firme delle Parti
Per AlphaTech Srl
Per BetaSolutions S.p.A.