Introduzione alla Guidura per la Creazione di un Accordo di Riservatezza per Traduttori
Nel mondo della traduzione, il valore della discrezione e della fiducia è innegabile. I traduttori spesso hanno accesso a documenti confidenziali, dati sensibili e informazioni aziendali che, se divulgate, potrebbero compromettere la competitività e la sicurezza delle organizzazioni per cui lavorano. È qui che entra in gioco l’accordo di riservatezza (Non-Disclosure Agreement, NDA): uno strumento legale progettato per proteggere la riservatezza delle informazioni trasmesse durante il processo di traduzione.
La creazione di un accordo di riservatezza per traduttori richiede una comprensione chiara di cosa debba essere protetto, come anche la conoscenza delle implicazioni legali implicate. Questa guida sarà il vostro faro nelle acque talvolta tumultuose della redazione di un NDA. Obiettivo di questa guida non è solo spiegare i fondamenti legali e le componenti chiave di un efficace accordo di riservatezza, ma anche fornire strumenti pratici e consigli per adattare l’accordo alle specifiche esigenze del settore della traduzione.
Attraverso esempi concreti, consigli pratici e spiegazioni dettagliate, vi guideremo passo dopo passo nella stesura di un accordo di riservatezza che protegga efficacemente le informazioni sensibili, nel rispetto delle esigenze di tutte le parti coinvolte. Che siate traduttori freelance alla ricerca di consigli per negoziare i vostri accordi, o agenzie di traduzione che intendono standardizzare e rafforzare le proprie politiche di riservatezza, troverete in questa guida un alleato prezioso e affidabile.
Prepariamoci, dunque, ad addentrarci nel mondo degli accordi di riservatezza per traduttori, con l’obiettivo di costruire una base solida di fiducia e sicurezza che accompagnerà il vostro lavoro nel rispettoso silenzio che le parole tradotte meritano.
Come scrivere un Accordo di riservatezza per traduttori
Nello scrivere un Accordo di Riservatezza per traduttori, è essenziale affrontare con precisione e accuratezza ogni aspetto che riguarda la protezione e il trattamento delle informazioni confidenziali. La premessa dell’accordo stabilisce la base della collaborazione, indicando la nature del legame fra i soggetti coinvolti, che in questo caso specifico sono la società committente (Concedente) e il traduttore o l’agenzia di traduzione (Ricevente). Le parti devono essere chiaramente identificate con tutti i dettagli necessari, come la sede legale, i riferimenti al registro imprese, il rappresentante legale e la funzione che ricopre all’interno dell’azienda.
All’interno dell’introduzione si specifica il motivo dell’accordo, che può derivare da un contratto specifico avente per oggetto la traduzione di documenti o materiali riservati o da trattative preparatorie per un eventuale futuro accordo. È fondamentale chiarire che l’accordo nasce dalla necessità di condividere informazioni confidenziali indispensabili per il compimento delle traduzioni o del servizio richiesto.
Nella clausola sulle informazioni confidenziali, è vitale identificarle in modo esplicito, enunciando che esse possono assumere varie forme (scritte, verbali, elettroniche, visive, ecc.) e riguardano sia aspetti tecnici (come brevetti, processi produttivi) sia aspetti strategico-commerciali (politiche gestionali, informazioni sui clienti, dati finanziari). Questa sezione deve altresì specificare che il Ricevente avrà accesso a tali informazioni esclusivamente per svolgere i compiti previsti dal rapporto di collaborazione.
Gli obblighi della Ricevente formano il nucleo centrale dell’accordo. Si stabilisce innanzitutto che il Ricevente si impegna a mantenere la massima riservatezza sull’intero complesso di informazioni confidenziali, obbligandosi a non divulgarle a terzi, a non utilizzarle per scopi non autorizzati e a non riprodurle senza il consenso della Concedente. Inoltre, deve assicurare che analoghi obblighi di riservatezza siano rispettati da tutti coloro che, all’interno dell’organizzazione del Ricevente, vengano a conoscenza delle informazioni in questione. È importante sottolineare il compito del Ricevente di adottare tutte le misure precauzionali per la tutela delle informazioni confidenziali, inclusa la formazione e l’impegno dei propri dipendenti e collaboratori nel rispetto della riservatezza.
Il termine del vincolo di riservatezza è cruciale. L’accordo deve precisare il periodo durante il quale le parti sono vincolate alla riservatezza delle informazioni, che tipicamente continua fino a che le informazioni non diventano di pubblico dominio per cause non imputabili al Ricevente. In aggiunta, il Ricevente deve impegnarsi a restituire o distruggere tutti i materiali ricevuti al termine dell’accordo o su richiesta della Concedente.
La clausola penale convenzionale serve a deterrenza contro la violazione dell’accordo; stabilisce una somma fissa, oltre alla possibilità di richiedere un risarcimento per ulteriori danni eventualmente subiti.
Infine, l’inserimento di una clausola compromissoria prevede la gestione di eventuali controversie attraverso un sistema di arbitrato, specificando la sede e le modalità di gestione del procedimento.
La conclusione dell’accordo richiede la firma di entrambe le parti, attestando così l’accettazione di tutte le condizioni ivi stabilite, consapevoli che la firma sigla un impegno vincolante e legale tra le parti riguardo alla riservatezza delle informazioni condivise per esigenze lavorative.
Modello Accordo di riservatezza per traduttori
Modello Generico di Accordo di Riservatezza per Traduttori
Tra
la società [Nome della Società Concedente] con sede in [Indirizzo Completo], iscritta al Registro Imprese di [Località] al n. [Numero di Iscrizione], P. IVA n. [Partita IVA], in persona del sig./della sig.ra [Nome del Rappresentante], in qualità di [Ruolo] della Società (di seguito denominata "la Concedente")
e
il sig./la sig.ra [Nome del Traduttore], in qualità di traduttore/traduttrice (di seguito denominato/a "il Ricevente" o "il Traduttore"), residente/domiciliato in [Indirizzo Completo], codice fiscale [Codice Fiscale].
Premesso:
- che fra le suddette parti è stato concluso in data [Data] un accordo avente ad oggetto i servizi di traduzione di [Descrizione Breve del Materiale da Tradurre] (oppure: …fra le suddette parti sono in corso trattative per la conclusione di un accordo avente ad oggetto i servizi di traduzione di [Descrizione Breve del Materiale]);
- che tale accordo (oppure: …il compimento di verifiche preliminari in fase precontrattuale necessarie alla conclusione dell’accordo sopra evidenziato) comporta l’acquisizione da parte del Traduttore di informazioni, di cui è proprietaria esclusiva la Concedente, da considerarsi confidenziali e quindi segrete, come meglio specificato di seguito all’art. 1 del presente accordo;
tutto ciò premesso, che costituisce parte integrante ed inscindibile del presente accordo, le parti convengono e stipulano quanto segue.
- Informazioni confidenziali
1.1 Si intendono per informazioni confidenziali, tutte quelle informazioni comunicate al Traduttore o da quest’ultimo apprese in qualsiasi forma in relazione all’accordo di cui in premessa. Tra queste, a titolo esemplificativo ma non limitativo, figurano i dettagli e i contenuti dei documenti, i dati linguistici, tecnici, commerciali, strategici e quant’altro possa essere rivelato durante l’esecuzione del servizio di traduzione.
- Obblighi del Ricevente
2.1 Il Traduttore si obbliga a mantenere la massima riservatezza sulle informazioni considerate confidenziali e ad utilizzarle esclusivamente per fini legati all’esecuzione dell’incarico di traduzione, astenendosi dal divulgarle a terzi non autorizzati.
2.2 Il Traduttore adotterà tutte le misure idonee a preservare la confidenzialità delle informazioni, proteggendo i documenti, i dati elettronici e quant’altro ricevuto dalla Concedente, ed evitando qualsiasi divulgazione non autorizzata.
- Durata del vincolo di riservatezza
3.1 Il vincolo di riservatezza rimarrà in vigore fino a quando le informazioni confidenziali non diverranno di pubblico dominio attraverso canali non imputabili al Ricevente. Il vincolo sopravviverà alla terminazione dell’accordo di traduzione.
- Clausola Penale (facoltativa)
In caso di violazione dei termini di riservatezza, il Traduttore sarà tenuto al pagamento di una penale pari a [Importo] Euro, salvo il risarcimento di ulteriori danni effettivamente subiti dalla Concedente.
- Clausola Compromissoria
Eventuali controversie derivanti da questo accordo saranno sottoposte a arbitrato presso la Camera di Commercio di [Luogo], secondo le procedure ivi stabilite, le cui decisioni saranno vincolanti per entrambe le parti.
[Luogo e Data]
la Concedente
(Firma)
il Ricevente (Traduttore)
(Firma)
Esempio Accordo di riservatezza per traduttori
TRA
(Il signor / la ditta) _____________, CF e P.IVA __________, con sede legale in _______, rappresentata dal signor/dott.______, domiciliato per la carica in ______, cod. fisc. _______ in qualità di_______(Amministratore Delegato/Presidente/altro) di _________, (nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
(Il signor / la ditta) _____________, CF e P.IVA _________, con sede legale in _______, rappresentata dal signor/dott.______, domiciliato per la carica in ______, cod. fisc. _______ in qualità di_______(Amministratore Delegato/Presidente/altro) di _________, (nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
– Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale riguardanti testi e documenti da tradurre;
– dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
– Parte Ricevente ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di eseguire traduzioni professionali;
– l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro confidenzialità;
– a tal fine è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate, come definite all’articolo seguente, di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle attività di traduzione.
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni acquisite da Parte Ricevente in relazione ai testi e documenti forniti per la traduzione, che non siano di pubblico dominio, a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
3.2. Le Informazioni Riservate potranno essere acquisite in qualsiasi forma, senza alcuna limitazione.
3.3. In nessun caso potranno essere considerate Riservate le informazioni che:
a) siano di dominio pubblico alla data della sottoscrizione del presente Accordo o diventino tali successivamente per cause non imputabili a Parte Ricevente;
b) erano già note a Parte Ricevente al momento della loro trasmissione;
c) siano trasmesse a Parte Ricevente da terzi senza obbligo di segretezza;
d) siano sviluppate indipendentemente da Parte Ricevente;
e) siano rivelate conformemente a obblighi di legge.
3.4. Anche le informazioni comunicate a Parte Ricevente da collaboratori o rappresentanti di Parte Rivelante rientrano nella definizione di Informazioni Riservate.
[…]
Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza avrà una durata di 5 anni a decorrere dalla data di sottoscrizione, salvo rinnovo concordato dalle parti.
[…]
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Questo Accordo è governato dalle leggi italiane.
10.2. Per qualsiasi controversia che dovesse insorgere in relazione a questo Accordo, le Parti convengono di sottoporsi alla giurisdizione esclusiva del foro di _______.