Introduzione alla Guida su Come Scrivere un Accordo di Riservatezza con il Supporto di un Notaio
Nel mondo degli affari, la protezione delle informazioni sensibili è fondamentale. Sia che stiate avviando una nuova partnership, sia che stiate sviluppando un prodotto innovativo, assicurare che i vostri segreti commerciali restino al sicuro è vitale per il successo e la sostenibilità della vostra impresa. Un modo efficace per proteggere queste informazioni è attraverso l’elaborazione di un Accordo di Riservatezza (AdR), anche conosciuto come Non Disclosure Agreement (NDA). Questa guida è stata pensata per offrirvi un percorso chiaro e dettagliato su come redigere un Accordo di Riservatezza robusto e preciso, con l’insostituibile supporto di un notaio.
Perché il Supporto di un Notaio è Cruciale?
Un notaio, con la sua competenza legale, non solo garantisce che l’accordo rispetti tutte le normative vigenti ma contribuisce anche a dare una maggiore validità giuridica al documento. L’autenticazione notarile può fungere da prova inconfutabile dell’esistenza dell’accordo in caso di dispute legali, offrendo quindi un ulteriore strato di protezione alle informazioni che desiderate salvaguardare. In questa guida, esploreremo come l’apporto di un notaio possa rafforzare la vostra posizione legale e proteggere efficacemente i vostri interessi.
Passi Fondamentali per la Stesura di un Accordo di Riservatezza
Vi guideremo attraverso i passaggi chiave per la redazione di un AdR, inclusa l’identificazione delle informazioni da proteggere, la scelta del giusto tipo di accordo, e la comprensione delle varie clausole che andrebbero incluse per coprire tutti gli aspetti necessari. Spiegheremo inoltre come integrare le vostre esigenze specifiche nell’accordo, assicurando che sia su misura per la vostra situazione particolare.
La Sezione "Il Ruolo del Notaio"
Una parte significativa di questa guida è dedicata a capire il ruolo del notaio nel processo. Tratteremo temi come la scelta del notaio giusto, la preparazione per l’appuntamento notarile, e quali documenti presentare per facilitare il processo. Inoltre, discuteremo dei costi associati e di come pianificare in anticipo per assicurare una procedura snella e senza intoppi.
Concluderemo con alcuni consigli su come mantenere l’efficacia dell’accordo nel tempo e su come gestire eventuali violazioni dell’AdR. Attraverso queste pagine, il nostro obiettivo è fornirvi tutti gli strumenti necessari per navigare con sicurezza il processo di stesura di un Accordo di Riservatezza, con il prezioso contributo di un professionista del diritto.
Benvenuti in questo viaggio verso la protezione delle vostre informazioni più preziose. La guida che state per esplorare vi doterà delle conoscenze e delle competenze necessarie per affidarvi con fiducia alla consulenza di un notaio e per assicurare il successo e la sicurezza della vostra impresa.
Come scrivere un Accordo di riservatezza notaio
La redazione di un Accordo di riservatezza tra due società, richiede attenzione nella descrizione dei dettagli e nel rispetto delle normative vigenti. L’obiettivo di tale accordo è di tutelare le informazioni confidenziali che le parti si scambiano per il completamento o la negoziazione di affari specifici. Il seguente è un’analisi dettagliata su come strutturare questo tipo di documento.
Innanzitutto, l’accordo si apre con l’identificazione delle due parti: la Concedente, proprietaria delle informazioni, e la Ricevente, a cui tali informazioni vengono comunicate. È essenziale specificare chiaramente i dettagli legali di ciascuna società, includendo la denominazione, la sede legale, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese e il numero di Partita IVA. La rappresentanza delle società deve essere identificata con precisione attraverso i nomi dei legali rappresentanti e il loro ruolo all’interno delle aziende.
Il preambolo dell’accordo fornisce contesto all’intesa, esponendo il motivo per cui le informazioni vengono condivise (un accordo concluso o in via di negoziazione) e sottolineando l’importanza della segretezza intorno a queste informazioni, a preservazione degli interessi aziendali della Concedente.
Il nucleo dell’accordo si suddivide in sezioni specifiche che affrontano varie questioni chiave:
-
"Informazioni confidenziali": questa sezione definisce in modo ampio cosa si intende per informazioni confidenziali, ricomprendendo tutte le forme di comunicazione e le tipologie di dati che vengono condivisi. Tale definizione deve essere esaustiva per evitare ambiguità sulle informazioni tutelate dall’accordo.
-
"Obblighi della Ricevente": questa parte stabilisce le responsabilità della parte Ricevente riguardo il trattamento delle informazioni confidenziali. Include l’impegno a non divulgare tali informazioni a terzi senza il consenso della Concedente e l’assunzione di misure per assicurare che gli stessi standard di riservatezza siano rispettati dai dipendenti e dai fornitori della Ricevente.
- "Durata del vincolo di riservatezza" chiarisce il periodo durante il quale il vincolo rimane in vigore. Questo periodo solitamente continua fino a che le informazioni non diventano di dominio pubblico per vie indipendenti dall’atto della Ricevente.
Gli elementi opzionali, ma spesso inclusi in tali accordi, includono:
-
Una "Clausola penale convenzionale", che stabilisce le penalità finanziarie in caso di violazione dell’accordo da parte della Ricevente.
- Una "Clausola compromissoria", che determina la procedura di risoluzione delle controversie derivanti dall’accordo, generalmente mediante arbitrato, preferendo questa via rispetto all’azione giudiziaria ordinaria per una soluzione più celere e meno onerosa delle dispute.
Infine, l’accordo si conclude con le firme dei rappresentanti delle due società, con l’indicazione del luogo e della data in cui l’accordo viene siglato.
La redazione di un Accordo di riservatezza da notarizzare prevede quindi una meticolosa attenzione ai dettagli e una profonda comprensione delle dinamiche legali e aziendali in gioco, al fine di garantire una piena tutela delle informazioni confidenziali e degli interessi delle parti coinvolte.
Modello Accordo di riservatezza notaio
Modello Generico di Accordo di Riservatezza
TRA:
La società [Nome Società Concedente], con sede legale in [Indirizzo Completo], iscritta al Registro delle Imprese di [Luogo di Iscrizione], con numero di iscrizione [Numero di Iscrizione], Partita IVA [Numero Partita IVA], rappresentata dal sig./dott./ing. [Nome e Cognome del Rappresentante della Concedente], in qualità di [Ruolo nel Consiglio di Amministrazione o altro Ruolo Nell’Azienda], di seguito denominata "la Concedente".
E
La società [Nome Società Ricevente], con sede legale in [Indirizzo Completo], iscritta al Registro delle Imprese di [Luogo di Iscrizione], con numero di iscrizione [Numero di Iscrizione], Partita IVA [Numero Partita IVA], rappresentata dal sig./dott./ing. [Nome e Cognome del Rappresentante della Ricevente], in qualità di [Ruolo nel Consiglio di Amministrazione o altro Ruolo Nell’Azienda], di seguito denominata "la Ricevente".
Premesso:
- che le parti hanno stabilito il [Data Accordo di Riferimento] un accordo per [Descrizione Breve dell’Oggetto dell’Accordo] (oppure si sono avviate trattative per raggiungere tale accordo);
- che per effetto dell’accordo (oppure delle verifiche precontrattuali) si rende necessario che la Ricevente abbia accesso a informazioni di proprietà della Concedente, considerate di natura confidenziale;
si conviene quanto segue, con la presente quale integrazione inscindibile dell’accordo menzionato.
1. Definizione delle Informazioni Confidenziali
1.1 Si intendono per "informazioni confidenziali" tutte quelle dati, conoscenze, documenti, segreti industriali, dettagli sui prodotti o servizi, informazioni commerciali, strategia aziendale, dati sensibili, e ogni altra tipologia di informazione scoperta o ricevuta dalla Ricevente in relazione all’accordo citato o durante le tratte preliminari, indipendentemente dalla forma di comunicazione.
2. Obblighi della Ricevente
2.1 La Ricevente si impegna a mantenere strettamente confidenziali le informazioni ricevute, ad utilizzarle solo per fini strettamente correlati all’oggetto dell’accordo e a non divulgarle a terzi senza previo consenso scritto della Concedente.
2.2 La Ricevente s’impegna inoltre a garantire che ogni suo dipendente, collaboratore, o terzo fornitore che entrerà in contatto con le informazioni confidenziali adotti analoga riservatezza.
3. Durata del Vincolo di Riservatezza
3.1 Il vincolo di riservatezza persiste fino alla pubblica divulgazione delle informazioni senza responsabilità della Ricevente. Qualsiasi informazione ancora confidenziale al termine dell’accordo rimarrà tale fino alla sua naturale divulgazione pubblica.
4. Clausola Penale
In caso di violazione degli obblighi di riservatezza qui stabiliti, la Ricevente sarà tenuta a versare alla Concedente una penale di [Somma] Euro, fatta eccezione per ulteriori danni dimostrabili.
5. Risoluzione delle Controversie
Eventuali dispute legate all’interpretazione o esecuzione del presente accordo saranno deferite alla Camera Arbitrale di [Luogo] e risolte secondo il Regolamento Arbitrale della stessa, che le parti dichiarano di accettare.
Data e Luogo
Firma della Concedente
Firma della Ricevente
Nota: Questo modello è una base generica e può necessitare di modifiche specifiche per adattarsi completamente alle esigenze delle parti e al contesto legale applicabile. Si raccomanda di consultare un avvocato per una revisione personalizzata.
Esempio Accordo di riservatezza notaio
ACCORDO DI RISERVATEZZA
TRA
la società Alfa S.p.A., CF e P.IVA 01234567890, con sede legale in Via Roma 1, Roma, rappresentata dal dott. Carlo Bianchi, domiciliato per la carica in Via Roma 1, Roma, cod. fisc. CBCRL80A01H501Z in qualità di Amministratore Delegato di Alfa S.p.A., (nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
la società Beta S.r.l., CF e P.IVA 09876543210, con sede legale in Via Milano 2, Milano, rappresentata dal sig. Mario Rossi, domiciliato per la carica in Via Milano 2, Milano, cod. fisc. RSSMRA70E01F205J in qualità di Presidente di Beta S.r.l., (nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
– Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale relative al proprio software e know-how, che costituiscono un patrimonio tecnico e commerciale di valore;
– Parte Ricevente ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di valutare una possibile collaborazione nello sviluppo di nuovi prodotti tecnologici;
– È necessaria una protezione adeguata di tali Informazioni Riservate per preservarne l’originalità e l’eventuale brevettabilità.
Tutto ciò premesso, le Parti conveniscono quanto segue:
Art. 1 – Premesse
Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
Questo Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza riguardanti le Informazioni Riservate di cui Beta S.r.l. verrà a conoscenza.
Art. 3 – Informazioni Riservate
Le Informazioni Riservate includono il codice, il know-how del software di Alfa S.p.A., e tutte le altre informazioni non di pubblico dominio, comunicate come confidenziali.
Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente
Beta S.r.l. si impegnerà a mantenere la massima confidenzialità sulle Informazioni Riservate ricevute, non divulgandole a terzi e proteggendole da accessi non autorizzati.
Art. 5 – Proprietà intellettuale
Le informazioni rimarranno di proprietà di Alfa S.p.A. La presente intesa non concede a Beta S.r.l. diritti su brevetti, marchi, modelli o altri diritti di proprietà intellettuale di Alfa S.p.A.
Art. 6- Restituzione di documenti
Alla conclusione o risoluzione dell’Accordo, Beta S.r.l. restituirà o distruggerà tutte le copie delle Informazioni Riservate ricevute.
Art. 7 – Periodo di durata
Questo Accordo avrà durata di 5 anni dalla data di sottoscrizione.
Art. 8 – Divieto di cessione
Nessuna delle parti può cedere questo Accordo senza l’assenso dell’altra.
Art. 9 – Modifica
Modifiche a questo Accordo dovranno essere scritte e firmate da entrambe le Parti.
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
L’Accordo è governato dalle leggi italiane. Per ogni controversia sarà competente il foro di Roma.
Data: ______
Luogo: ______
Firma Parte Rivelante: __________________
Firma Parte Ricevente: __________________