Nella dinamica commerciale odierna, dove l’informazione è tanto preziosa quanto i beni e servizi che scambiamo, la protezione delle informazioni riservate assume un ruolo prioritario. Stipulare un Accordo di Riservatezza con i fornitori è un passaggio critico per salvaguardare il proprio know-how, le tecnologie innovative, i dati dei clienti e le strategie aziendali. Tuttavia, redigere un accordo efficace, che tuteli gli interessi delle parti senza ostacolare la collaborazione, rappresenta una sfida.
Questa guida è stata pensata per guidarvi attraverso il processo di creazione di un Accordo di Riservatezza con i fornitori, con un linguaggio chiaro e accessibile. L’obiettivo è fornirvi tutte le conoscenze e gli strumenti necessari per redigere documenti legali solidi e bilanciati, che proteggano efficacemente le informazioni riservate della vostra azienda senza soffocare le partnership strategiche.
Inizieremo esplorando i concetti fondamentali legati alla riservatezza e alla non divulgazione, per poi passare ai diversi tipi di accordi, evidenziando le clausole cruciali che non dovrebbero mai mancare. Discuteremo inoltre delle pratiche migliori per negoziare tali accordi e degli errori comuni da evitare. Che siate imprenditori esordienti o manager esperti, questa guida si propone di rendervi più confidenti nella redazione di Accordi di Riservatezza con i vostri fornitori, elemento chiave per il successo e la crescita sostenibile della vostra impresa.
Come scrivere un Accordo di riservatezza fornitori
La redazione di un Accordo di Riservatezza per Fornitori è un’operazione che richiede attenzione e precisione, dato che si tratta di proteggere informazioni cruciali per l’attività commerciale e lo sviluppo competitivo di una società. Un tale accordo, generalmente noto come Non-Disclosure Agreement (NDA), si basa sulla fiducia reciproca ma necessita di una formulazione chiara e dettagliata per assicurare che tutte le parti siano pienamente consapevoli dei loro diritti e doveri.
L’apertura del documento deve identificare chiaramente le parti coinvolte: da una parte, la società che divulga le informazioni (Concedente), dall’altra, la società che le riceve (Ricevente). Questa sezione preambolare deve includere i dettagli completi di entrambe le società, come la denominazione sociale, la sede legale, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese e la Partita IVA, oltre al nome e alla posizione del rappresentante legale che agisce in nome e per conto della società.
Segue una parte premessa che spiega il contesto dell’accordo: può trattarsi di una collaborazione già avviata o di trattative in corso il cui esito necessita della condivisione di dati o informazioni considerate dall’azienda come confidenziali e sensibili. Questa sezione stabilisce la fondazione logica per l’imposizione della riservatezza.
La clausola successiva, dedicata alla definizione di “informazioni confidenziali”, è fondamentale. Qui si descrive in modo dettagliato cosa si intende per informazione confidenziale, includendo tutti i possibili formati in cui queste possono essere trasmesse (scritto, verbale, elettronico, ecc.), i vari ambiti che le informazioni possono riguardare (come, a titolo esemplificativo, dati di prodotto, processi produttivi, ricerca e sviluppo, organizzazione aziendale, ecc.) e stabilendo che la definizione ha un’ampia interpretazione, ai sensi di specifiche normative di riferimento.
Segue la sezione che delinea gli obblighi della Ricevente, che hanno il fulcro nella garanzia di trattamento riservato delle informazioni. Viene enfatizzato non solo l’impegno a non divulgare tali dati a terzi senza il consenso della Concedente, ma anche quello di limitarne l’uso allo scopo specificamente menzionato nell’accordo. Si sottolinea l’importanza di assumere misure operative concrete per la tutela della riservatezza, estendendo gli stessi obblighi di segretezza agli impiegati e ai fornitori della Ricevente.
La durata del vincolo di riservatezza è trattata in una sezione apposita, specificando che tale vincolo permane fino a quando le informazioni non diventano di dominio pubblico per vie indipendenti dalla volontà delle parti e stabilendo le procedure per la restituzione o la distruzione delle informazioni al termine dell’accordo.
La clausola penale serve a deterrenza contro la violazione dell’accordo, fissando una somma convenzionale da corrispondere in caso di inadempienza, senza pregiudizio per il diritto della Concedente di richiedere il risarcimento per ulteriori danni subiti.
Infine, una clausola compromissoria stabilisce che eventuali dispute legate all’interpretazione o all’applicazione dell’accordo saranno risolte tramite un procedimento arbitrale, specificando l’organismo deputato a tale funzione e il metodo di nominazione degli arbitri.
Il documento si conclude con i luoghi e le date di firma, seguiti dalle firme vere e proprie dei rappresentanti legali delle due parti.
È essenziale che l’Accordo di Riservatezza sia concepito in modo tale da bilanciare la protezione delle informazioni vitali per la Concedente con la necessità per la Ricevente di utilizzare tali informazioni allo scopo concordato, prevedendo al contempo meccanismi efficaci di risoluzione delle controversie.
Modello Accordo di riservatezza fornitori
Accordo di Riservatezza tra Fornitori
Tra
La società [Nome della Concedente] con sede in [Indirizzo sede della Concedente], iscritta al Registro Imprese di [Luogo di iscrizione] al n. [Numero di iscrizione], P. IVA n. [Partita IVA della Concedente], in persona del sig./della sig.ra [Nome del rappresentante della Concedente], in qualità di [Ruolo del rappresentante nella Concedente] della Società (di seguito denominata la "Concedente");
e
La società [Nome della Ricevente] con sede in [Indirizzo sede della Ricevente], iscritta al Registro Imprese di [Luogo di iscrizione] al n. [Numero di iscrizione], P. IVA n. [Partita IVA della Ricevente], in persona del sig./della sig.ra [Nome del rappresentante della Ricevente], in qualità di [Ruolo del rappresentante nella Ricevente] della Società (di seguito denominata la "Ricevente").
Premesso che:
- È stato concluso in data [Data dell’accordo] un accordo avente ad oggetto [Oggetto dell’accordo] (oppure: sono in corso trattative tra le parti per la conclusione di un accordo avente ad oggetto [Oggetto delle trattative]);
- In relazione a tale accordo (oppure: in fase precontrattuale), la Ricevente acquisirà informazioni riservate e di proprietà esclusiva della Concedente che saranno considerate segrete, come specificato all’art. 1 del presente accordo.
Le parti convengono quanto segue:
1. Informazioni Confidenziali
1.1 Per informazioni confidenziali s’intendono tutte quelle acquisite dalla Ricevente in qualsiasi forma, incluse ma non limitate a, procedimenti, progettazioni, dati aziendali, informazioni commerciali, politiche clientela, e rapporti con terzi, come meglio dettagliato nell’accordo.
2. Obblighi della Ricevente
2.1 La Ricevente garantirà la riservatezza e utilizzerà le informazioni confidenziali esclusivamente per gli scopi concordati, astenendosi dal rivelare o divulgare tali informazioni a terzi senza consenso preventivo della Concedente.
2.2 Adotterà le misure necessarie per assicurare la confidenzialità delle informazioni, estendendo tali obblighi a dipendenti e terzi fornitori, qualora necessario.
3. Durata del Vincolo di Riservatezza
3.1 Il vincolo di riservatezza perdurerà fino alla divulgazione pubblica delle informazioni confidenziali, escludendo le informazioni che rimangono segrete.
4. Clausola Penale
In caso di violazione degli obblighi di riservatezza, la Ricevente verserà alla Concedente una penale di € [Importo], senza pregiudizio per il risarcimento di ulteriori danni.
5. Clausola Compromissoria
Eventuali controversie saranno risolte per via arbitrale dalla Camera Arbitrale della Camera di Commercio di [Luogo], secondo il regolamento noto e accettato dalle parti.
Fatto a [Luogo], il [Data].
La Concedente La Ricevente
[Firma della Concedente] [Firma della Ricevente]
Esempio Accordo di riservatezza fornitori
TRA
La società Alpha Solutions S.p.A., CF e P.IVA 01234567890, con sede legale in Via Roma 10, Milano, rappresentata dal signor Dr. Mario Rossi, domiciliato per la carica in Via Milano 15, Milano, cod. fisc. RSSMRA70A01F205N in qualità di Amministratore Delegato di Alpha Solutions S.p.A.,
(nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
La società Beta Components S.r.l., CF e P.IVA 09876543210, con sede legale in Via Firenze 20, Roma, rappresentata dal signor Dr. Luca Bianchi, domiciliato per la carica in Via Roma 30, Roma, cod. fisc. BNC LCU80B22H501Z in qualità di Presidente di Beta Components S.r.l.,
(nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
– Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale riguardanti progetti di ricerca e sviluppo nel campo delle energie rinnovabili;
– dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
– Parte Ricevente ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di valutare una potenziale collaborazione nello sviluppo di nuove tecnologie energetiche;
– l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro eventuale brevettabilità;
– a tal fine è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle attività di valutazione per una potenziale collaborazione nello sviluppo di nuove tecnologie energetiche.
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni relative a progetti di ricerca e sviluppo nel campo delle energie rinnovabili, inclusi dati tecnici, studi, rapporti, disegni tecnici, il codice e il know how relativi a tali progetti, di proprietà di Parte Rivelante, che non siano di pubblico dominio, a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente
4.1. Parte Ricevente si impegna a mantenere assoluta confidenzialità riguardo alle Informazioni Riservate.
Art. 5 – Proprietà intellettuale
5.1. Le Informazioni Riservate fornite da Parte Rivelante a Parte Ricevente rimangono di proprietà di Parte Rivelante e saranno concesse a Parte Ricevente ai soli scopi indicati al precedente art. 2.
Art. 6- Restituzione di documenti
6.1. Alla scadenza del presente Accordo e/o in caso di risoluzione dello stesso, Parte Ricevente si impegna a riconsegnare a Parte Rivelante gli originali e tutte le copie dei documenti che contengano o che si riferiscano alle Informazioni Riservate.
Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza avrà una durata di 5 anni a decorrere dalla data di sottoscrizione.
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Questo Accordo è governato dalle leggi italiane.
10.2. Il foro competente è quello di Milano.
Firmato per accettazione:
Per Alpha Solutions S.p.A. Per Beta Components S.r.l.
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(signor Dr. Mario Rossi) (signor Dr. Luca Bianchi)