Introduzione alla Guida su Come Scrivere un Accordo di Riservatezza Dopo Due Diligence
In un mondo dove le informazioni valgono tanto quanto l’oro, la protezione della proprietà intellettuale e dei dati aziendali diventa di vitale importanza. Che si stia avviando una nuova partnership, esplorando fusioni o acquisizioni, o anche solo condividendo informazioni in vista di possibili investimenti, la due diligence è un processo critico che precede molti importanti accordi commerciali. Tuttavia, questo scambio di informazioni sensibili presenta dei rischi significativi se non gestito correttamente. Qui entra in gioco l’Accordo di Riservatezza (AdR), uno strumento legale fondamentale che assicura che le informazioni condivise nel corso della due diligence rimangano protette.
Questo documento guiderà passo dopo passo nell’arte e nella scienza di redigere un efficace AdR, post due diligence, con un focus su:
- La Necessità di un AdR: Comprendere perché e quando un AdR diventa cruciale nel proteggere la vostra azienda o idea.
- Elementi Chiave dell’AdR: Un’analisi dettagliata degli elementi imprescindibili che ogni AdR dovrebbe contenere per essere efficace e vincolante.
- Linguaggio e Clausole Specifiche: Consigli su come formulare un AdR che sia chiaro, inconfondibile e su misura per le specifiche necessità del vostro accordo.
- Trattamento dei Dati Sensibili: Linee guida su come gestire adeguatamente la classificazione e il trattamento dei dati sensibili e come garantire la loro protezione anche dopo la conclusione dell’accordo.
- Passaggi Post-Accordo: Cosa fare una volta che le parti hanno firmato l’AdR per assicurarsi che i termini vengano rispettati.
L’obiettivo di questa guida è fornirvi le conoscenze e gli strumenti per creare un AdR solido ed efficace, riducendo i rischi e proteggendo gli interessi della vostra azienda mentre vi impegnate in negoziazioni e scambi di informazioni critici. Che siate imprenditori in erba o dirigenti esperti, la capacità di navigare con competenza in questi aspetti legali è indispensabile per il successo e la sicurezza a lungo termine del vostro business.
Come scrivere un Accordo di riservatezza dopo due diligence
Immaginare di redigere un Accordo di Riservatezza successivamente a un’attività di due diligence richiede di focalizzarsi non solo sui dettagli specifici dell’accordo preesistente o delle trattative in corso, ma anche sulla natura e l’importanza delle informazioni raccolte durante tale processo. La due diligence, un’indagine approfondita volta a verificare tutti gli aspetti significativi della transazione prevista, comporta inevitabilmente lo scambio di informazioni sensibili e confidenziali tra le parti. Tale scambio è necessario per permettere alla parte ricevente (la “Ricevente”) di fare una valutazione informata riguardo la potenziale transazione con la parte concedente (la “Concedente”).
Nella stesura di tale accordo, inizialmente viene precisata l’identità delle parti, descrivendo la loro denominazione o ragione sociale completa, la sede legale, i dettagli di iscrizione nel registro delle imprese, e la rappresentanza legale. Queste informazioni stabiliscono il contesto giuridico e la capacità contrattuale delle entità coinvolte.
Nella fase successiva, il “Premesso” introduce il contesto dell’accordo, citando specificamente l’accordo precedente o le trattative in corso e la necessità di scambio di informazioni confidenziali derivante da tale contesto. Questa sezione fa da fondamento per l’intero Accordo di Riservatezza, giustificando l’importanza di tutelare le informazioni scambiate nel corso della due diligence.
La sezione dedicata alle “Informazioni confidenziali” ha un ruolo cruciale, poiché definisce lo scopo dell’accordo. Specifica che tutte le informazioni raccolte o scambiate durante il processo di due diligence, indipendentemente dalla loro forma (scritta, elettronica, verbale, ecc.), sono da considerarsi confidenziali. Questo include dati su prodotti, processi produttivi, ricerche e sviluppo, organizzazione aziendale, informazioni commerciali e qualsiasi altro dettaglio pertinente alla transazione prevista. La precisione in questa definizione è essenziale per evitare ambiguità riguardo a ciò che è protetto dall’accordo.
Segue la sezione riguardante gli “Obblighi della Ricevente”, che impone alla Ricevente di mantenere la riservatezza sulle informazioni confidenziali ricevute, limitando l’uso di tali informazioni allo scopo specificato nell’accordo e vietando la divulgazione a terzi senza il consenso scritto della Concedente. Viene richiesto inoltre di adottare tutte le misure necessarie per assicurare che dipendenti e collaboratori rispettino questi obblighi. La chiarezza in questa sezione assicura che non ci siano fraintendimenti riguardo alla gestione delle informazioni confidenziali.
La “Durata del vincolo di riservatezza” delineata successivamente stabilisce il periodo di tempo per il quale il vincolo resta in vigore. È cruciale che questa durata sia sia realistica che funzionale agli interessi di entrambe le parti, spesso estendendosi oltre la conclusione dell’accordo o delle trattative.
Le sezioni finali, tra cui la “Clausola penale convenzionale” e la “Clausola compromissoria”, introducono elementi di coercizione e di risoluzione delle controversie. La clausola penale stabilisce una somma convenzionale da corrispondere in caso di violazione dell’accordo, mentre la clausola compromissoria dirige eventuali dispute verso un meccanismo di arbitrato, specificando la camera arbitrale di competenza e il metodo di nomina degli arbitri.
Nella redazione di un Accordo di Riservatezza post-due diligence, l’attenzione ai dettagli, la definizione precisa di termini ed obblighi, e la previsione di meccanismi adeguati per la risoluzione delle controversie sono tutti aspetti vitali che contribuiscono alla creazione di un accordo efficace e funzionale, tutelando gli interessi di tutte le parti coinvolte.
Modello Accordo di riservatezza dopo due diligence
Accordo di Riservatezza
Tra:
La società [Nome Concedente], con sede in [Indirizzo Concedente], iscritta al Registro Imprese di [Luogo Registro Concedente] al n. [Numero Registro Concedente], P. IVA n. [Numero IVA Concedente], in persona del sig./della sig.ra [Nome Rappresentante Concedente], in qualità di [Ruolo Rappresentante Concedente] della Società (di seguito denominata la "Concedente")
e
La società [Nome Ricevente], con sede in [Indirizzo Ricevente], iscritta al Registro Imprese di [Luogo Registro Ricevente] al n. [Numero Registro Ricevente], P. IVA n. [Numero IVA Ricevente], in persona del sig./della sig.ra [Nome Rappresentante Ricevente], in qualità di [Ruolo Rappresentante Ricevente] della Società (di seguito denominata la "Ricevente").
Premesso che:
- Tra le suddette parti è stato concluso in data [Data Accordo] un accordo avente ad oggetto [Oggetto dell’Accordo] (oppure: Tra le suddette parti sono in corso trattative per la conclusione di un accordo avente ad oggetto [Oggetto delle Trattative]);
- Questo accordo (oppure: Le verifiche preliminari in fase precontrattuale necessarie alla conclusione dell’accordo sopraccitato) comporta l’acquisizione da parte della Ricevente di informazioni di proprietà esclusiva della Concedente, da considerarsi confidenziali e quindi segrete, come specificato di seguito all’art. 1 del presente accordo;
tutto ciò premesso, che costituisce parte integrante ed inscindibile del presente accordo, le parti convengono e stipulano quanto segue:
1. Informazioni Confidenziali
1.1 Il termine "informazioni confidenziali" comprende, anche ai sensi dell’art. 98 del D.Lgs. 10 febbraio 2005 n. 30, tutte le informazioni comunicate alla Ricevente o da quest’ultima apprese in qualsiasi forma (scritta, verbale, elettronica, mediante visione diretta o qualsiasi altra forma intelligibile) in conseguenza dell’accordo sopracitato o delle verifiche preliminari precontrattuali. Queste includono, a titolo esemplificativo, informazioni riguardanti prodotti, procedimenti produttivi, ricerca e sviluppo, mezzi di produzione, organizzazione, servizi, informazioni commerciali, gestione, rapporti con terzi, e altro.
2. Obblighi della Ricevente
2.1 La Ricevente si impegna a mantenere la riservatezza sulle informazioni confidenziali, ad utilizzarle esclusivamente per il fine specificato, e a non divulgarle, trasferirle, comunicarle, riprodurle, copiarle, o duplicarle senza previo consenso scritto della Concedente.
2.2 La Ricevente adotterà tutte le misure necessarie per garantire la riservatezza delle informazioni nei confronti dei propri dipendenti e collaboratori e si impegnerà a far accettare obblighi analoghi ai terzi fornitori, se necessario per l’esecuzione dell’accordo citato in premessa.
3. Durata del Vincolo di Riservatezza
3.1 Il vincolo di riservatezza persiste fino a quando le informazioni non diventino di pubblico dominio, mantenendosi per quelle parti che restano confidenziali.
4. Clausola Penale Convenzionale (Eventuale)
In caso di violazione del presente accordo, la Ricevente corrisponderà alla Concedente la somma di €[Importo Penale] come penale convenzionale.
5. Clausola Compromissoria
Per ogni controversia derivante da questo contratto, la risoluzione avverrà tramite arbitrato presso la Camera Arbitrale della Camera di Commercio di [Luogo Arbitrato], secondo le modalità [Modalità Arbitrato], con decisione emessa da [Numero] arbitro/i nominato/i secondo il Regolamento di detta Camera Arbitrale, regolamento che le parti dichiarano di conoscere ed accettare.
Data e Firma:
[Luogo e Data]
La Concedente __
La Ricevente ____
Esempio Accordo di riservatezza dopo due diligence
ACCORDO DI RISERVATEZZA
TRA
La società XYZ S.p.A., CF e P.IVA 01234567890, con sede legale in Via Roma 1, Milano, rappresentata dal dott. Giovanni Rossi, domiciliato per la carica in Via Roma 1, Milano, codice fiscale RSSGNN80A01F205N in qualità di Amministratore Delegato di XYZ S.p.A.,
(nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
La società ABC S.r.l., CF e P.IVA 09876543210, con sede legale in Via Milano 2, Roma, rappresentata dal dott. Marco Bianchi, domiciliato per la carica in Via Milano 2, Roma, codice fiscale BNCMRC70B13R999F in qualità di Presidente di ABC S.r.l.,
(nel seguito denominata Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
– Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale, cruciali per lo sviluppo e la commercializzazione dei suoi prodotti;
– Dette informazioni costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
– Parte Ricevente ha mostrato interesse ad accedere alle informazioni riservate allo scopo di valutare una potenziale collaborazione nel campo dello sviluppo tecnologico;
– L’utilizzo di tali informazioni richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro eventuale brevettabilità;
– È dunque necessario definire gli obblighi specifici di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse sono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Questo Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate di cui verrà a conoscenza durante l’analisi e la valutazione per la potenziale collaborazione.
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni, inclusi dati tecnici, codici, know-how e documentazione di progetto, non di pubblico dominio al momento della comunicazione.
3.2. Le informazioni potranno essere acquisite in qualsiasi forma.
3.3. Non sono considerate riservate le informazioni che:
– Siano di pubblico dominio senza responsabilità della Parte Ricevente;
– Erano già note alla Parte Ricevente;
– Vengano rivelate da fonti terze senza vincoli di riservatezza;
– Siano sviluppate indipendentemente dalla Parte Ricevente.
3.4. Anche le informazioni comunicate da consulenti o rappresentanti della Parte Rivelante sono soggette a riservatezza.
Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente
4.1. Assoluta confidenzialità sulle Informazioni Riservate.
4.2. Parte Ricevente non divulgare le informazioni a terzi e adotterà misure di sicurezza adeguate.
4.3. Ogni utilizzo delle Informazioni Riservate necessita del consenso di Parte Rivelante.
4.4. Diritti sui risultati rispetteranno gli obblighi di segretezza.
Art. 5 – Proprietà intellettuale
5.1. Le informazioni rimangono di proprietà di Parte Rivelante.
5.2. Nessun diritto o pretesa per Parte Ricevente sulle informazioni riservate.
5.3. Nessun diritto, licenza o concessione è offerto sulla proprietà intellettuale di Parte Rivelante.
5.4. Proprietà intellettuale sui risultati sarà disciplinata da un accordo separato.
Art. 6 – Restituzione di documenti
6.1. Alla conclusione, tutti i documenti e registrazioni riguardanti le informazioni saranno restituiti o distrutti da Parte Ricevente.
Art. 7 – Durata
7.1. L’accordo avrà una durata di 5 anni dalla data di sottoscrizione.
Art. 8 – Divieto di cessione
8.1. Non è permessa la cessione dell’accordo senza assenso della controparte.
Art. 9 – Modifiche
9.1. Qualsiasi modifica dovrà essere effettuata per iscritto e firmata da entrambe le Parti.
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Governato dalle leggi italiane.
10.2. Foro competente è quello di Milano.
Data _____________
Firma Parte Rivelante _________________________
Firma Parte Ricevente __________________________