Introduzione alla Guida su Come Scrivere un Accordo di Riservatezza per Commercialisti
Benvenuto in questa guida essenziale dedicata ai professionisti del settore contabile che mirano a salvaguardare la riservatezza e l’integrità delle informazioni confidenziali gestite quotidianamente. Nell’ambito della professione di commercialista, l’accesso a dati sensibili e la gestione di informazioni critiche per le imprese sollevano un’esigenza vitale: quella di proteggere tali informazioni attraverso un accordo di riservatezza solido ed efficace.
L’importanza di un simile accordo, noto anche come Non-Disclosure Agreement (NDA), transcende la semplice formalità burocratica, ergendosi a baluardo della fiducia tra il professionista e i suoi clienti. La sua redazione, però, richiede una comprensione approfondita delle dinamiche legali, etiche e professionali che governano il settore.
Questa guida è stata pensata come un percorso che ti accompagnerà, passo dopo passo, attraverso le varie sezioni che compongono un accordo di riservatezza, evidenziandone i punti chiave, le clausole indispensabili, e le pratiche migliori per assicurare che ogni aspetto della relazione professionale sia protetto. Affronteremo argomenti quali l’identificazione delle parti, la definizione precisa di quali informazioni rientrano nella categoria di "confidenziali", le eccezioni alla riservatezza, la durata dell’accordo e le conseguenze in caso di violazione.
È nostro intento fornirti non solo una panoramica teorica ma anche strumenti pratici, esempi e suggerimenti su come personalizzare il tuo accordo in base alle specifiche necessità del tuo studio e dei tuoi clienti. Che tu stia redigendo il tuo primo accordo di riservatezza o che tu intenda rivedere quello esistente per renderlo più aderente alle nuove sfide del mercato e della legislazione, questa guida si propone come una risorsa indispensabile per tutelare efficacemente l’affidabilità e la professionalità del tuo lavoro.
Come scrivere un Accordo di riservatezza commercialista
La scrittura di un Accordo di riservatezza per commercialisti può essere una sfida complessa, che richiede una comprensione profonda sia degli aspetti legali che di quelli commerciali coinvolti. Il nucleo di un tale documento è costituito dalla necessità di proteggere le informazioni sensibili scambiate tra le parti, garantendo al contempo che tali informazioni vengano utilizzate unicamente per gli scopi concordati.
L’introduzione dell’accordo di riservatezza inizia definendo rigorosamente le parti coinvolte: la Società che divulga le informazioni, denominata la “Concedente”, e la Società che riceve tali informazioni, nota come la “Ricevente”. Questa sezione inquadra il contesto in cui le società stanno interagendo, sia che si tratti della conclusione di un accordo specifico, sia di trattative in corso che richiedono lo scambio di informazioni confidenziali. La precisione nei dettagli qui è fondamentale; includere i dettagli legali e di contatto di ognuna delle entità partecipanti è essenziale per evitare ambiguità.
L’articolo 1 del presente accordo, dedicato alle Informazioni confidenziali, deve stabilire con chiarezza la portata delle informazioni considerate protette. Questa sezione non solo definisce cosa sia considerato materiale riservato – che può coprire un ampio spettro, dalle tecniche produttive ai dettagli finanziari -, ma stabilisce anche il contesto legale, riferendosi a disposizioni normative pertinenti che sostengono la necessità di trattare tali informazioni come confidenziali. Le informazioni confidenziali vanno descritte in modo esaustivo, per evitare interpretazioni vaghe o incomplete che potrebbero mettere a rischio la protezione.
L’obbligo di riservatezza da parte della Ricevente, trattato nell’articolo 2, impone alla stessa di usare le informazioni confidenziali esclusivamente per gli scopi concordati, vietando espressamente la divulgazione non autorizzata di tali informazioni a terzi non coinvolti direttamente nell’accordo o nelle trattative. È qui che l’accordo specifica le responsabilità della Ricevente nel proteggere le informazioni ricevute, stabilendo procedure di sicurezza e limitazioni nell’uso delle informazioni chiaro e inconfutabile. Essenziale in questa parte è affrontare anche la questione della copia e della riproduzione dei documenti confidenziali, assicurando che ogni forma di duplicazione avvenga solo con il permesso della Concedente.
La durata del vincolo di riservatezza, come trattato nell’articolo 3, identifica il periodo durante il quale le informazioni devono rimanere protette. Questo implica un impegno a lungo termine che sovrasta la terminazione dell’accordo principale, assicurando che le informazioni non diventino di dominio pubblico in seguito alla fine della relazione lavorativa o contrattuale tra le parti. È importante stabilire chiaramente fino a che punto nel futuro queste restrizioni rimangano valide, comprese eventuali eccezioni.
Il documento potrebbe includere una clausola penale, come esplorato nell’articolo 4, che funge da deterrente contro la violazione dell’accordo, stabilendo una somma forfettaria che la Ricevente dovrà pagare alla Concedente in caso di non rispetto del patto di riservatezza. Questo aiuta a quantificare il risarcimento per la violazione convenzionale, pur lasciando spazio all’eventualità di ulteriori danni dimostrabili.
Infine, la Clausola compromissoria, dettagliata nell’articolo 5, fornisce un meccanismo alternativo per la risoluzione delle controversie, selezionando la Camera Arbitrale come sede neutrale per l’arbitrato, e quindi contribuendo a evitare potenziali litigi legali lunghi e dispendiosi attraverso il sistema giudiziario ordinario.
L’accordo si conclude con le firme delle parti, sottolineando l’impegno di ciascuna società ai termini stabiliti, e stabilendo un gesto conclusivo formale che conferma l’accordo reciproco sulle disposizioni contenute._REDIRECIONAMENTO_EOL
Modello Accordo di riservatezza commercialista
ACCORDO DI RISERVATEZZA
Tra
La società [Nome Concedente], con sede in [Indirizzo Completo della Sede Legale della Concedente], iscritta al Registro Imprese di [Luogo di Registrazione] al n. [Numero di Iscrizione e Codice Fiscale], P. IVA n. [Partita IVA della Concedente], in persona del sig./della sig.ra [Nome e Cognome del Rappresentante della Concedente], in qualità di [Ruolo del Rappresentante nella Concedente] della Società (di seguito denominata "la Concedente");
e
La società [Nome Ricevente], con sede in [Indirizzo Completo della Sede Legale della Ricevente], iscritta al Registro Imprese di [Luogo di Registrazione] al n. [Numero di Iscrizione e Codice Fiscale], P. IVA n. [Partita IVA della Ricevente], in persona del sig./della sig.ra [Nome e Cognome del Rappresentante della Ricevente], in qualità di [Ruolo del Rappresentante nella Ricevente] della Società (di seguito denominata "la Ricevente").
Premesso:
- Che le Parti hanno concluso in data [Data dell’Accordo] un accordo avente ad oggetto [Oggetto dell’Accordo] (oppure: …sono in corso trattative per la conclusione di un accordo avente ad oggetto [Oggetto delle Trattative]);
- Che la realizzazione di tale accordo (oppure: …il compimento di verifiche preliminari in fase precontrattuale) comporta l’accesso da parte della Ricevente a informazioni detenute in esclusiva dalla Concedente, da considerarsi confidenziali, come specificato di seguito all’art.1.
In considerazione di quanto premesso, che costituisce parte integrante e inscindibile di questo accordo, le Parti stipulano e convengono quanto segue:
1. Informazioni Confidenziali
Con il termine "informazioni confidenziali" si intendono tutte quelle informazioni in forma scritta, verbale, elettronica o ogni altra forma intelligibile comunicate in seguito all’accordo menzionato in premessa, o durante le verifiche precontrattuali, includendo dettagli relative a prodotti, processi, design, ricerca e sviluppo, beni aziendali, organizzazione e politiche gestionali, e altri.
2. Obblighi della Ricevente
La Ricevente garantisce la riservatezza delle informazioni confidenziali e si impegna a non divulgare, trasferire o comunicare tali informazioni a terzi senza il consenso scritto della Concedente. Si impegna anche a proteggere tali informazioni e ad imporre gli stessi obblighi di riservatezza ai suoi dipendenti e terzi fornitori, se necessario.
3. Durata del Vincolo di Riservatezza
Il vincolo di riservatezza persiste finché le informazioni non diventano di dominio pubblico. In caso di disclosure parziale, il vincolo rimane valido per le informazioni non ancora pubbliche.
4. Clausola Penale (Facoltativa)
In caso di violazione degli obblighi di questo accordo, la Ricevente pagherà alla Concedente una penale di [Importo], senza pregiudizio per il risarcimento di ulteriori danni.
5. Clausola Compromissoria
Eventuali controversie saranno risolte mediante arbitrato presso la Camera Arbitrale della Camera di Commercio di [Luogo], secondo il relativo regolamento, cui le parti dichiarano di aderire.
Fatto in doppia copia e firma in calce,
[Luogo e Data]
La Concedente ___
La Ricevente ___
Esempio Accordo di riservatezza commercialista
AVVERTENZA: Segue un esempio di Accordo di riservatezza nel campo commerciale. Si prega di considerare che questo modello è puramente illustrativo e deve essere personalizzato in base alle specifiche esigenze e allo scenario legale applicabile:
ACCORDO DI RISERVATEZZA
TRA
La società Alfa S.r.l., CF e P.IVA 12345678901, con sede legale in Via Example 1, 00100, Roma, rappresentata dal dott. Marco Rossi, domiciliato per la carica in Via Example 1, 00100, Roma, cod. fisc. RSSMRC80A01H501Z in qualità di Amministratore Delegato di Alfa S.r.l.,
(nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
Il signor Antonio Bianchi, CF BNCNTN70A01F205N, nato a Milano, il 01/01/1970, residente in Via Altro Esempio 2, 20100, Milano
(nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
- Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale relative alla gestione aziendale, strategie commerciali e dati finanziari;
- dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
- Parte Ricevente, in qualità di commercialista, ha chiesto di poter disporre delle Informazioni Riservate allo scopo di fornire consulenze fiscali e contabili;
- l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere;
- a tal fine è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate, come definite all’articolo seguente, di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle attività di consulenza fiscale e contabile.
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni relative a dati finanziari, strategie commerciali, database clienti, software gestionali di proprietà di Parte Rivelante, acquisite da Parte Ricevente che non siano di pubblico dominio a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
3.2. [… continua come da modello …]
Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente.
4.1. [… continua come da modello …]
Art. 5 – Proprietà intellettuale
5.1. [… continua come da modello …]
Art. 6- Restituzione di documenti
6.1. [… continua come da modello …]
Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza avrà una durata di 5 anni a decorrere dalla data di sottoscrizione.
Art. 8 – Divieto di cessione
8.1. [… continua come da modello …]
Art. 9 – Modifica
9.1. [… continua come da modello …]
Art. 10 – Diritto applicabile e foro competente
10.1. Questo Accordo è governato dalle leggi italiane.
10.2. Nel caso in cui dovesse insorgere tra le Parti qualunque controversia relativa alla esecuzione e/o interpretazione del presente Accordo, qualora non venisse definita in via amichevole, il foro competente è quello di Roma.
Firma Parte Rivelante
[Luogo e Data]
Firma Parte Ricevente
[Luogo e Data]
Si ricorda che questo esempio deve essere adattato in base alle specifiche necessità e in conformità alla legislazione vigente.