In un mondo sempre più competitivo e informatizzato, la tutela delle informazioni aziendali sensibili è diventata una necessità imprescindibile per le imprese. Salvaguardare i segreti commerciali, i dati dei clienti e le strategie imprenditoriali è essenziale per mantenere un vantaggio competitivo e assicurare la sostenibilità dell’impresa. Un modo efficace per proteggere queste informazioni vitali è attraverso la stipula di un Accordo di Riservatezza con i dipendenti, noto anche come Non Disclosure Agreement (NDA).
Una guida alla scrittura di un Accordo di Riservatezza per i dipendenti serve come strumento fondamentale per gli imprenditori, i manager e i professionisti delle risorse umane che mirano a creare un ambiente lavorativo sicuro, in cui le informazioni di valore sono protette con la massima cura. Questa guida ha l’obiettivo di offrire una panoramica dettagliata su come concepire, strutturare e implementare un accordo efficace, garantendo che tutti i dipendenti siano pienamente consapevoli delle loro responsabilità in materia di riservatezza e delle conseguenze legali in caso di violazione.
Attraverso consigli pratici, esempi di clausole e raccomandazioni su come personalizzare l’accordo in base alla specifica realtà aziendale, questa guida diventerà uno strumento indispensabile per chiunque desideri proteggere con determinazione le proprie risorse intellettuali. Che tu stia avviando una nuova impresa o sii alla guida di una consolidata, comprendere la corretta formulazione e attuazione di un Accordo di Riservatezza per i dipendenti ti permetterà di navigare con confidenza nel delicato equilibrio tra trasparenza e protezione delle informazioni.
Come scrivere un Accordo di riservatezza dipendenti
La redazione di un Accordo di riservatezza tra dipendenti richiede l’applicazione di principi giuridici, attenzione ai dettagli e precisione nel linguaggio. Un tale documento svolge una funzione cruciale nel proteggere le informazioni sensibili e confidenziali all’interno di un’organizzazione. Di seguito è descritto un approccio dettagliato e approfondito per la scrittura di tale documento, senza avvalersi di liste o elenchi, ma seguendo il modello stabilito.
Il documento inizia stabilendo l’identità della società che detiene le informazioni confidenziali. Questo include il nome legale della società, il suo indirizzo fisico completo, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese, la partita IVA e il rappresentante legale della società, compresi il suo nome e il suo ruolo all’interno dell’organizzazione. Questa sezione assicura che sia chiaramente identificata la parte concedente, ovvero chi divulga le informazioni.
Segue l’identificazione del dipendente ricevente, con analoghi dettagli per quanto attiene al contesto dell’accordo di riservatezza. Si stabilisce una chiara distinzione tra le parti coinvolte, delineando chiaramente il ruolo di ciascuna nel contesto dell’accordo.
La sezione “Premesso” pone le basi per l’accordo, delineando le circostanze e i motivi per cui è necessario proteggere le informazioni confidenziali. Qui, si fa cenno a un accordo esistente o a trattative in corso che rendono necessario lo scambio e la protezione delle informazioni confidenziali. Questa parte dell’accordo enfatizza l’importanza e la sensibilità delle informazioni coinvolte, stabilendo un contesto per gli obblighi di riservatezza che seguiranno.
L’articolo 1 definisce le informazioni confidenziali, espandendo il concetto per includere una vasta gamma di possibili formati e tipi di informazioni che possano essere rivelate o apprese durante l’accordo. Si specificano esempi di informazioni confidenziali, come dettagli sui prodotti, processi produttivi, ricerche e sviluppo, ma anche informazioni gestionali e commerciali. Questa sezione stabilisce l’ambito di ciò che viene considerato confidenziale, proteggendo efficacemente la proprietà intellettuale e gli interessi commerciali della società.
L’articolo 2 si concentra sugli obblighi della parte ricevente, descrivendo in modo dettagliato come le informazioni confidenziali devono essere gestite. Include l’impegno a non divulgare le informazioni a terzi, a non copiarle né utilizzarle in modo improprio. Inoltre, tocca il tema della necessità di assicurare che anche i dipendenti o collaboratori della parte ricevente siano adeguatamente informati e vincolati da obblighi di riservatezza simili.
L’articolo 3 delinea la durata degli obblighi di riservatezza, che persistono finché le informazioni rimangono non pubbliche. Inoltre, tratta le procedure per la restituzione o la distruzione delle informazioni confidenziali alla fine dell’accordo.
Le clausole finali, incluse la clausola penale convenzionale e la clausola compromissoria, offrono meccanismi per il risarcimento dei danni in caso di violazione dell’accordo e stabiliscono una procedura di arbitrato per la risoluzione delle dispute. Queste sezioni aggiungono un ulteriore livello di sicurezza e garanzia che eventuali violazioni saranno trattate in modo serio e che vi sono misure in atto per risolvere le controversie.
L’Accordo si conclude con gli spazi per le firme delle parti coinvolte, sigillando formalmente gli impegni stabiliti nel documento. Questo passaggio finale legalizza l’accordo e rappresenta un impegno vincolante tra le parti.
Attraverso questa struttura dettagliata e approfondita, l’Accordo di riservatezza tra dipendenti viene formulato in modo da proteggere efficacemente le informazioni sensibili di un’organizzazione, stabilendo chiare aspettative e obblighi per tutte le parti coinvolte.
Modello Accordo di riservatezza dipendenti
Accordo di Riservatezza tra Dipendenti
Tra
la società [Nome Società Concedente], con sede in [Indirizzo completo], iscritta al Registro Imprese di [Luogo di Registrazione] al n. [Numero di Registrazione], P. IVA n. [Partita IVA], in persona del sig./della sig.ra [Nome Rappresentante Concedente], in qualità di [Ruolo del Rappresentante Concedente] della Società (di seguito denominata "la Concedente")
e
il/la sig./la sig.ra [Nome Dipendente Completo], nato/a il [Data di Nascita] a [Luogo di Nascita], residente in [Indirizzo di Residenza Completo], Codice Fiscale [Codice Fiscale Dipendente], in qualità di [Ruolo del Dipendente] (di seguito denominato/a "il Ricevente").
Premesso:
- che è interesse della Concedente proteggere la riservatezza e il segreto delle informazioni di sua esclusiva proprietà, accessibili al Ricevente in virtù del suo ruolo e delle responsabilità assegnate all’interno della società;
- che il Ricevente, in ragione del suo incarico, avrà accesso a informazioni confidenziali e segrete, la cui divulgazione non autorizzata potrebbe danneggiare gli interessi della Concedente;
- che le parti intendono regolamentare i termini e le condizioni di tale accesso alle informazioni confidenziali;
tutto ciò premesso, che costituisce parte integrante ed inscindibile del presente accordo, le parti convengono e stipulano quanto segue.
1. Informazioni Confidenziali
1.1 Le informazioni confidenziali comprendono, senza limitazione, tutti i dati, le conoscenze tecniche, i documenti, i dettagli sui prodotti o servizi, le strategie commerciali, le informazioni relative a clienti e fornitori, i dati finanziari e qualsiasi altra informazione di natura non pubblica, comunicate al Ricevente o da quest’ultimo apprese durante l’esecuzione dei suoi compiti.
2. Obblighi del Ricevente
2.1 Il Ricevente si impegna a mantenere la massima riservatezza sulle informazioni confidenziali ricevute e a non divulgare, direttamente o indirettamente, tali informazioni a terzi, salvo esplicita autorizzazione scritta da parte della Concedente.
2.2 Il Ricevente si impegna altresì a utilizzare le informazioni confidenziali esclusivamente ai fini dell’esecuzione delle sue funzioni e obblighi lavorativi nei confronti della Concedente, evitando qualsiasi utilizzo che possa arrecare danno o pregiudizio alla società.
3. Durata del Vincolo di Riservatezza
3.1 Il vincolo di riservatezza rimarrà in vigore per tutta la durata del rapporto lavorativo e per un periodo di [inserire durata] dopo la cessazione dello stesso, indipendentemente dalle cause di tale cessazione.
4. Clausola Penale
4.1 In caso di violazione da parte del Ricevente degli obblighi di riservatezza stabiliti nel presente accordo, sarà tenuto a corrispondere alla Concedente a titolo di penale la somma di [importo]€, senza pregiudizio per il risarcimento del maggior danno.
5. Giurisdizione e Legge Applicabile
5.1 Ogni controversia relativa all’interpretazione, validità, esecuzione o risoluzione del presente accordo sarà soggetta alla giurisdizione esclusiva del Foro di [Luogo], applicando la legge italiana come legge regolante l’accordo.
Le parti, consapevoli della legalità e vincolatività del presente accordo, accettano tutti i termini e le condizioni qui espresse, confermando ciò mediante la loro firma.
Fatto in doppia copia, di cui una per ciascuna parte.
Luogo e data: [Luogo, Data]
Firma della Concedente: _____
Firma del Ricevente: ___
Esempio Accordo di riservatezza dipendenti
ACCORDO DI RISERVATEZZA TRA DIPENDENTE E DATORE DI LAVORO
TRA
La società XYZ S.r.l., CF e P.IVA 01234567890, con sede legale in Via Roma 1, Milano, rappresentata dal signor Mario Rossi, domiciliato per la carica in Via Milano 2, Milano, cod. fisc. RSSMRO70A01F205N in qualità di Amministratore Delegato di XYZ S.r.l.,
(nel seguito denominata Parte Rivelante)
E
Il signor Giovanni Bianchi, CFBNCGNN80A01H501Z, nato a Torino, il 01/01/1980, residente in Corso Duca degli Abruzzi 123, Torino
(nel seguito denominato Parte Ricevente)
PREMESSO CHE
- Parte Rivelante è in possesso di informazioni di natura confidenziale;
- dette Informazioni Riservate costituiscono per la Parte Rivelante un patrimonio tecnico e commerciale di valore considerevole;
- Parte Ricevente, in virtù del rapporto di lavoro instaurato con la Parte Rivelante, avrà necessità di accedere alle Informazioni Riservate per il compimento delle proprie funzioni lavorative;
- l’utilizzo di tali Informazioni Riservate richiede adeguate forme di protezione a garanzia dei risultati che si vorranno raggiungere, della loro originalità e della loro eventuale brevettabilità;
- è necessario definire gli specifici obblighi di riservatezza gravanti su Parte Ricevente.
Tutto ciò premesso, le Parti,
CONVENGONO QUANTO SEGUE
Art. 1 – Premesse
1.1. Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.
Art. 2 – Oggetto
2.1. Il presente Accordo disciplina gli obblighi di riservatezza cui è tenuta Parte Ricevente rispetto alle Informazioni Riservate, come definite all’articolo seguente, di cui venga a conoscenza nello svolgimento delle proprie attività lavorative presso XYZ S.r.l..
Art. 3 – Informazioni Riservate
3.1. Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni acquisite da Parte Ricevente inerenti ai processi aziendali, i dati di clientela, il know-how tecnico-commerciale e le strategie d’impresa di proprietà di Parte Rivelante, che non siano di pubblico dominio, a patto che tali informazioni siano indicate quali confidenziali al momento della comunicazione dalla Parte Rivelante.
Art. 4 – Obblighi della Parte Ricevente
4.1. Parte Ricevente si impegna a mantenere assoluta confidenzialità riguardo alle Informazioni Riservate acquisite e identificate come tali.
4.2. Parte Ricevente si impegna a:
a) considerare strettamente riservate e, pertanto, a non divulgare a soggetti terzi le Informazioni Riservate;
b) adottare tutte le cautele e le misure di sicurezza necessarie al fine di mantenere riservate le Informazioni;
c) osservare rigorosamente la normativa vigente in materia di privacy e di protezione dei dati personali.
Art. 5 – Proprietà Intellettuale
5.1. Le Informazioni Riservate rimangono di proprietà esclusiva di Parte Rivelante.
Art. 6– Restituzione di documenti
6.1. Alla cessazione del rapporto di lavoro, Parte Ricevente si impegna a riconsegnare tutte le Informazioni Riservate.
Art. 7 – Periodo di durata
7.1. Il presente Accordo di riservatezza rimarrà in vigore per la durata del rapporto di lavoro e per 5 anni dopo la sua cessazione.
Art. 8 – Divieto di cessione
8.1. È vietata la cessione dei diritti e obbligazioni derivanti da questo Accordo senza consenso scritto della controparte.
Art. 9 – Modifica
9.1. Qualsiasi modifica al presente Accordo richiederà la forma scritta, sottoscritta da entrambe le Parti.
Art. 10 – Diritto Applicabile e Foro Competente
10.1. Questo Accordo è regolato dalle leggi italiane.
10.2. Per ogni controversia sarà competente il foro di Milano.
Luogo e data
Firma Parte Rivelante ___
Firma Parte Ricevente ___